契約書や役所などに提出する書類をうっかり間違えてしまったら、訂正印を活用しましょう。ただし訂正印の押し方には決められたルールがあり、社会人ならぜひ覚えておきたいものです。
この記事では、訂正印の意味や活用方法、押し方や訂正印押印時の注意点などを紹介します。書類を作成する機会がある人に役立つ内容ですので、ぜひご一読ください。
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訂正印の押し方について紹介する記事です
訂正印とは
仕事上の書類作成や役所に書類を提出する機会があるなら、訂正印について知っておくと役立ちます。ここでは、訂正印とは何のことを指すのかについてみていきましょう。
押印するものによって意味が異なる
「訂正印」には大きく分けると2種類の意味があります。
1つめは書類の訂正をするために押された印鑑のことです。正式な書類では、書類に用いた印鑑と同じもので訂正ができます。
もう1つの意味は、簿記用に用いる小さい印章(印鑑を押すための道具本体)のことです。帳簿や伝票などは文字が小さいので、訂正用の印章は小さいサイズで作られています。
伝票用訂正印に適した大きさとは
伝票の訂正に使われる訂正印は、6mmほどの円形あるいは楕円形のものが多いです。既製品も店頭にあり、小さい認印として使われることもよくあります。
インクが浸透しているシャチハタタイプの伝票用訂正印もあるなど、ビジネスシーンでよく使われるタイプの認印です。
読みやすい書体がよく使われる
伝票用訂正印にどんな書体を使うのかについては、正確に決まっているわけではありません。しかし、誰が訂正したのかがすぐにわかるよう、読みやすい書体がよく使われています。
よく使われるのは楷書体(かいしょたい)や古印体(こいんたい)などです。逆に篆書体(てんしょたい)などの簡単には読みにくい書体は実印などによく使われますが、訂正印の字体としてはあまり使われません。
捨印との違い
「捨印(すていん)」とは、証書や申請書などで、後から訂正が必要な場合に備えて、前もって欄外に押しておく印影のことです。軽微な訂正をする際に使われますが、重要な部分の訂正はできません。
捨印は「訂正する」という意味で訂正印と目的は同じですが、押す場所が異なります。また、訂正印は印章そのもののことを指すことがありますが、捨印は印章を指すことはありません。捨印は印影のことを指す言葉です。
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訂正印とは書類や伝票の訂正を目的に押された印影や訂正用印章のことです
訂正印の正しい押し方
書類などの誤りを、訂正印を使って訂正する場合、いくつかの方法があります。くわしくみていきましょう。
基本の訂正方法
社内文書などの日常業務で扱う書面の誤字などを訂正する場合に使える、基本的な訂正方法を覚えておくと便利です。まずは間違った場所を二重線で消してください。
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訂正印を使って記載の誤りを訂正する方法1
消したものが横書きなら上に、縦書きなら右側に正しい文字を書きましょう。
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訂正印を使って記載の誤りを訂正する方法2
訂正した二重線の上には、訂正印を押します。
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訂正印を使って記載の誤りを訂正する方法3
文字が小さく訂正印を押すとわかりにくい場合には、訂正箇所の近くに訂正印を押すといいでしょう。
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訂正印を使って記載の誤りを訂正する方法4
丁寧な訂正方法1. 文字の追加と削除
正式な書類を訂正する必要がある場合には、その書類の作成に使用した印鑑を訂正印として使います。また、削除した文字数と追加した文字数も加えることで、偽造リスクの軽減が可能です。
例えば2文字を削除して1文字を追加する場合には、下記のように記載します。
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訂正印を使って記載の誤りを訂正する方法5
- 削除した文字数:文字数と「削除」または「抹消」
- 加えた文字数:文字数と「追加」または「加入」または「加筆」
契約書や役所への申請書など、正式な書類を訂正する際に用いられることがある訂正印の押し方ですので、覚えておきましょう。
丁寧な訂正方法2. 文字の削除
書類に余分な文字を記入し過ぎてしまった場合には、同じような方法で文字を削除しましょう。
まずは文字を削除したい部分に二重線を引いて消してください。
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訂正印を使って記載の誤りを訂正する方法6
横書きの書類の場合には二重線を引いた文字の上側に、縦書きの書類の場合には二重線を引いた文字の右側に訂正印を押します。
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訂正印を使って記載の誤りを訂正する方法7
訂正印の周辺に、削除した文字数と「削除」または「抹消」を記載してください。
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訂正印を使って記載の誤りを訂正する方法8
この手順で書類の訂正が問題なくできます。
丁寧な訂正方法3. 文字の追加
同じような手順で、文字の追加が可能です。まずは文字が抜けている部分に、下図のような追加記号を書きます。
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訂正印を使って記載の誤りを訂正する方法9
書類が横書きの場合は追加記号の上に、縦書きの場合は追加記号の右側に追加したい文字を書いたら、近くの空いている場所に訂正印を押しましょう。
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訂正印を使って記載の誤りを訂正する方法10
訂正印の近くに書き加えた文字数を記入して、「追加」または「加入」、「加筆」と書き加えると、文字の追加が完了です。
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訂正印を使って記載の誤りを訂正する方法11
縦書きの書類での訂正方法
縦書きの書類で文字を訂正する場合も、基本的な方法は横書きの場合と同じです。しかし、訂正する文字などを記載する場所が横書きの場合とは少し異なりますので、簡単に紹介します。
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訂正印を使って記載の誤りを訂正する方法12
まずは削除する文字を二重線で消し、右側に追加する文字を記入しましょう。その下に訂正印を押してください。社内文書などであれば、これで十分なこともあります。
正式な書類の場合は、横書きの書類と同じように、削除・追加した文字数も書き加えてください。
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訂正印で記載の誤りを訂正する方法を紹介しました
訂正印の注意点
訂正印で書類を訂正する際に、いくつか気をつけるべき点があります。訂正を間違えないようにするためにも、押さえておきましょう。
近くに訂正印を押すスペースがない場合は?
書類に書かれている文字の間隔が狭過ぎたり、文字が小さ過ぎたりすると、訂正印を押せないこともあります。そのような場合には、文字の削除と追加はこれまでの例と同じように、訂正する場所の近くに記入してください。
訂正印を押す場所は、書類の中にある空いたスペースで問題ありません。正式な書類の場合には、削除する文字数と追加する文字数を訂正印のそばに記入してください。
書類に関わる人が複数いる場合
当事者が複数人いる契約書など、書類作成に関わる人が複数いる書類もあります。そういった書類を訂正する場合、全員の訂正印が必要です。誰か1人の訂正印だけでは、勝手に書類を訂正したとみなされてしまいます。
文字の訂正をしたら、書類の空欄に全員の訂正印を押してください。その近くに削除した文字数と追加した文字数を記入することで、問題なく訂正できます。
消した文字もわかるようにしておく
書類を訂正する場合、訂正する前の文字が、わからないようにするのはいけません。訂正する文字は二重線で消してください。
訂正するときに、黒塗りや修正液などを使って元の文字を消したくなるかもしれませんが、必ず元の文字がわかる状態で訂正してください。
シャチハタタイプも使えるが公的書類では使えないことも
日常的に書類を訂正することがあるなら、朱肉がなくても押せるシャチハタタイプの訂正印を使うと便利です。しかし公的な書類や、会社のルールによってはシャチハタの使用が認められていないこともあります。ゴム印を使ったシャチハタは時間の経過で劣化しやすく、みえにくくなることが理由です。
しかしシャチハタは活用すると便利なアイテムですので、まずは使用できるかどうかを確認しましょう。公的な書類など、重要書類への使用を避けながら、訂正印として活用してみてください。
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訂正印を使って書類を訂正する際の注意点を紹介しました
訂正印の使い方を覚えて日々の事務作業に役立てましょう
訂正印とは書類に記入した誤字を訂正するための印鑑です。印鑑を用いた書類を訂正する場合にはその書類作成に使った印鑑が使われますが、簿記などでは専用の小さい印鑑が使われることもあります。
訂正方法は日常的に使える方法もありますし、役所の書類作成などに用いる丁寧な訂正方法もあるので、状況に応じて使い分けましょう。訂正印を用いた書類の訂正方法は覚えておくと役立ちますので、社会人ならぜひ覚えておいてください。
