催促メールのポイントを解説! ビジネスで使えるシーン別例文も紹介

仕事をスケジュール通りにスムーズに進めるためには、催促メールを送ることが必要な場合があります。しかし、言葉の選び方やタイミングを間違ってしまうと失礼だと思われ、相手を怒らせてしまうこともあるかもしれません。

この記事では、催促メールを送る際のポイントや例文などを紹介します。催促メールの送り方や送るタイミングなどを知って、ビジネスを円滑に進められるようになりましょう。

催促メールを送る際のポイントや例文などを紹介する記事です

催促メールを送るべきタイミング

期限や納期を守ることは社会人として当たり前のことです。自分が納期を守るのはもちろんですが、取引先や同僚などとのやり取りの中で、催促メールが必要になることがあります。

ただし、催促メールを送るタイミングを間違えてしまうと相手との関係性にひびが入ってしまうこともありますので、適切なタイミングで送ることが必要です。そこで、催促メールを送るべきタイミングについて紹介します。

返信を促すメールは24時間経過後

ビジネスマナーでは、仕事関連のメールは、遅くても24時間以内に返信するのが望ましいです。基本的には24時間経過したら、「再送」などをタイトルに加えて、催促メールをしても問題ありません。

ただし、そう急いでいない場合は、もう少し待ってから催促メールを送ってもいいでしょう。

入金遅れはこちらのミスでないことを確認でき次第

取引先や顧客からすでに入金されているにも関わらず、催促メールを送ってしまうとトラブルの元になることもあります。催促する際はこちらのミスや確認もれでないことを十分に確認してから送りましょう。

ただし、単純に入金を忘れていることも考えられます。言い回しには注意を払い、請求書を送れているかや金融機関の営業時間による行き違いではないかを確認してから、催促メールを送りましょう。

納品や書類送付はすみやかに

約束していた物品の納品や書類の納付期限が遅れてしまうと、たとえ遅れたのが1社だけであってもビジネスの進行に大きな支障をきたしてしまうことがあります。手違いでないことを確認したら、できるだけ早く催促メールを送信しましょう。

催促メールは内容によって送るべきタイミングが異なります

催促メールを送る際の注意点

催促メールを送る際に注意すべき点を紹介します。誤った内容の催促メールを送ると相手との関係がこじれてしまうことがありますので気を付けましょう。

催促メールを送るべき状態なのか確認してから送る

催促メールを送るべきでない状態で送ってしまうと、相手に不快な思いをさせたり、不信感を持たれたりしてしまうこともあります。すでに納品・入金されていないか、返事が迷惑メールフォルダに入っていないかなどチェックしましょう。

催促すべき状態なのかを必ず確認してから、催促メールを送ってください。

送るべきタイミングを考える

納期までに物品が届かないなど、期日が決まっているものに対してはすぐに催促メールを送っても問題ありません。相手が状況を確認できるよう、できるだけ早く連絡しましょう。

ただし、期日を定めていないものに関しては、あまり急いで催促すると先方の負担になってしまいます。「恐れ入りますが、◯月×日までに」などの言い回しで、やんわりと催促しましょう。

丁寧な言葉で送る

相手からの納品や返答が遅い時、つい感情的な催促のメールを送ってしまうことはありがちです。しかし、ビジネスで感情的になるのは得策ではありません。

先方に配慮した言葉を加えながら、冷静に催促メールを書きましょう。返信期日を指定しておくと先方も対応しやすいです。

催促メール送信時には状況確認やタイミングなど気を付けるべき点があります

催促メールに記載しておくべきこと

催促メールを送っても、思うような返答がもらえなければさらにメールを送り返さなければならず大変です。そのようなことを避けるために、催促メールで記載しておきたい点を紹介します。

催促の元となる日付

催促メールを送る前に、納期や前回のメール送信日時など、催促の元となる日付を確認してください。こちらのミスではないことを確認するためにも、期日に遅れていることを確認してから、催促メールを送りましょう。

催促の元となる内容

催促メールを送る時には、何の契約なのかをわかるように送るのが大切です。契約内容や入金など、何の催促なのかが件名や文章からわかるようにして送信しましょう。

相手に何をしてほしいのか

ビジネスをスムーズに進めるためには、相手にどうしてほしいのかを的確に伝えることが大切です。催促メールの場合は「入金してほしい」「納品してほしい」など、何をしてほしいのかがわかるような内容で送りましょう。

期限

期限に遅れている相手に対して催促メールを送る場合、いつまでに行動すればいいのかわかるようにするのがポイントです。再設定した期日を記載して、先方に知らせましょう。

相手を気遣う言葉も必要

納期遅れの催促メールではつい感情的になってしまうことがあるかもしれませんが、先方にやむを得ない事情がある場合も考えられ、冷静な対応が必要です。「お忙しいところ」「お手数をおかけしますが」など、相手を気遣う言葉を添えて、催促メールを送りましょう。

催促メールに記載しておくべきこと

催促メールのシーン別の例文

ここからは、状況に応じた催促メールの例文を紹介します。催促メールを送る際の参考にしてください。

メールの返信の催促メール例文

メールの返信を催促する場合、前回メールを送った日や新たな期限などを記載しましょう。また、相手が前のメールを見返さなくても返事ができるよう、内容も記載するのがポイントです。

○月×日にお送りしましたメールでミーティングへの出欠をおうかがいしましたが、ご覧になりましたでしょうか。

念のため再送させていただきますので、ご確認ください。

なお、お忙しいところ大変恐縮ですが、○月△日までにご返答をいただければ幸いです。

入金の催促メール例文

入金の催促メールを送る場合、入れ違いで入金されていることはよくあります。すでに入金済みである場合はどうすればいいのかを記載して、確認メールを送りましょう。

○月末日に○月分の請求書を送信させていただきましたが、ご確認いただけましたでしょうか。

お支払いの期日は昨日でしたが、本日の13時時点でご入金が確認できない状況です。
恐れ入りますが、ご状況を本日中にお知らせいただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

なおこのメールと行き違いでご入金がお済みでしたら、ご返信は結構でございます。

念のため、再度請求書を添付させていただきます。

納期遅れの催促メール例文

納期の催促メールにおいては、いつまでに返答がほしいのかや新たな納期の設定が必須ですので、忘れずに記入しましょう。

昨日○月×日は商品に使用する部品の納期でしたが、現在弊社にお届けがございません。

大変お手数ではございますが関係者に情報共有を行いますので、現在の状況を本日中にお知らせください。

新たな納期に関しては全体への影響を考慮して、明後日の◯月△日に設定させていただきますが、できるだけ早期に納入していただけますようお願い申し上げます。

催促メールの例文

催促メールで使える英語表現

英語でメールのやり取りをする機会があるなら、英語での催促メールの送り方も知っておきたいもの。催促メールの英語での送り方のポイントを紹介します。

件名は「Reminder」が一般的

英語で催促メールを送る時の件名は「Reminder」を付けるのが一般的です。しかし、「Reminder」だけではスパムメールと勘違いされやすく見逃されてしまうこともあります。「Reminder:以前送ったメールの件名」など、内容がわかるようにして送りましょう。

返事がほしい場合は「response」「reply」「hear」などを用いる

・Please respond by this coming Wednesday.(今週の水曜日までにお返事ください)
・Could you please send us your reply by June 10?(6月10日までにお返事いただけますか)
・We look forward to hearing from you.(お返事お待ちしております)

「response」には「返事」、「reply」には「返事をする」、「hear」には「連絡がある」という意味があり、いずれも返事がほしい時に使われる英語表現です。