「すみませんでした」は上司に使える敬語? 意味や使い方、言い換えも紹介

「すみませんでした」は謝罪の気持ちを表す敬語表現です。会社の同僚や上司など、日常的な会話の中で比較的よく使われますが、謝罪の程度が重いときには「すみませんでした」は不適切な場合があります。

そこで本記事では「すみませんでした」の意味や使える相手、例文、言い換え表現などを紹介します。英語表現や返答例、「すいませんでした」との違いもまとめました。

• 「すみませんでした」の使い方や類似表現・英語表現などを紹介します

「すみませんでした」の意味とは? ビジネスで使うのはおかしい?

「すみませんでした」は、申し訳ないというお詫びの気持ちを相手に説明する時の丁寧な表現です。漢字表記は「済みませんでした」ですが、あまり使われません。

「すみません」と「でした」のそれぞれの意味や役割

「すみませんでした」は、「すみません」に「でした」が付いた表現です。

「すみません」とは動詞「済む」の連用形「すみ」に丁寧の助動詞「ます」の未然形「ませ」、打ち消しの助動詞「ん」が付いた言葉で、「すまない」の丁寧語にあたります。「済む」には「他人に対して言い訳ができる」という意味があり、否定の言葉を伴って謝罪表現でよく用いられます。

また「でした」は、断定の助動詞「だ」の丁寧な表現「です」の連用形「でし」に、過去の出来事を表す助動詞「た」が付いた表現です。つまり「すみませんでした」は、過去の出来事を謝罪する時によく使われる表現といえます。

丁寧語なのでビジネスシーンでも使えるものの注意が必要

「すみませんでした」は、丁寧な表現の助動詞である「ます」や「です」が使われていて、「すまない」を丁寧に表した表現です。ビジネスシーンでもよく使われ、主に社内で使うのに適しています。

ただしあらたまった謝罪を行う場合など、シーンによってはふさわしくない場合もありますので、使い方には注意しましょう。

• 「すみませんでした」の意味と成り立ちを理解しましょう

「すみませんでした」の正しい使い方と例文

「すみませんでした」は、使っても問題ないシーンとふさわしくないシーンがありますので、使い方には注意しましょう。

上司への謝罪は場合による

「すみませんでした」は正しい敬語ですので、上司への謝罪にも使える言葉です。下記のように軽い物事に対して、口語表現として使われることが多く、普段から接している上司に使うのは問題ありません。

しかし、上司との関係性が遠い場合や謝罪内容が重大なことである場合などは、よりあらたまった表現を使う方が望ましいでしょう。

取引先への謝罪はより丁寧な言葉を選ぶのが望ましい

取引先へ謝罪する場合に、「すみませんでした」を使うのは適切ではありません。

さらに丁寧であらたまった表現である「申し訳ありませんでした」や「お詫び申し上げます」などを使うようにしましょう。

同僚への謝罪

会社の中で仕事をする中で、周りの人に迷惑をかけることは避けられません。口頭で「すみませんでした」と伝えることで、謝罪の気持ちが伝わります。

• 「すみませんでした」は同僚や関係性が近しい上司に使える謝罪表現です

「すみませんでした」のより丁寧な言い換え表現と使用例

「すみませんでした」は状況によってはふさわしくない謝罪表現です。そこで、「すみませんでした」のより丁寧な言い換え表現を紹介します。

お詫び申し上げます

「お詫び申し上げます」は、公の場で謝罪する場合によく用いられる、あらたまった表現です。取引先や上司に謝罪する場合は、この表現を用いましょう。

(大変)申し訳ございませんでした

「申し訳ございませんでした」は謝罪の際に用いられる「申し訳ございません」に「でした」を付けた表現です。あらたまった謝罪でよく使われます。「大変」を付けると、より意味が強まります。

• 「すみませんでした」にはより丁寧な表現がありますので状況によって使い分けましょう

「ごめんなさい」「失礼しました」など、言葉ごとに謝罪の程度はどう違う?

謝罪で使える表現を程度別に紹介します。

謝罪の程度や相手との関係性によって使うべき言葉が異なりますので、使う相手に注意して言葉を選びましょう。

「すみませんでした」と「すいませんでした」の違いは? どちらが正しい?

「すいませんでした」もよく聞く言葉ですが、これは「すみませんでした」を言いやすくした言葉です。話し言葉としてはよく使われますが、メールなど書き言葉の場合は、「すみませんでした」が正しい表記となります。

「すみませんでした」の英語表現

「すみませんでした」の英語表現も押さえておきましょう。例文とともに紹介します。

I am sorry

「I am sorry」とは、「失礼をお許しください」「申し訳ありません」などを意味する基本的な英語表現です。「すみませんでした」の英語表現としても使える点を覚えておくと便利です。

sorry for

「sorry for～」には「～を残念に思って」「～をすまないと思って」などの意味があります。「すみませんでした」の英語表現に適していますので、相手に謝罪の内容とともに伝えたい時に使いましょう。

• 「すみませんでした」の英語表現には「sorry」を用いるのが便利です

「すみませんでした」といわれた場合の返答例

相手から「すみませんでした」といわれた時の返答例を紹介します。

こちらこそすみませんでした

「こちらこそ」は、相手から感謝やお詫びをされた場合に、自分からも相手に同じことを伝えようとする時に用いる表現です。

目上の人や取引先から謝罪された場合、自分に全く非がないことはそう多くはありません。少しでも自分にも非があることに心当たりがあったら、「こちらこそすみませんでした」「こちらこそ確認不足がありすみませんでした」などと答えましょう。

お気になさらないでください

「お気になさらないでください」とは、「気にしないで」の丁寧な表現です。目上の人から「すみませんでした」といわれた場合、決まり文句としてよく用いられます。ビジネスにふさわしい表現として覚えておきましょう。

「すみませんでした」は謝罪の気持ちを表す敬語表現

「すみませんでした」は謝罪の気持ちを示したい場合に使える敬語表現のひとつです。日常的な会話の中で謝罪の気持ちを表す場合によく使われます。

しかし、取引先に使う場合や謝罪内容が重大なことである場合などは、「お詫び申し上げます」や「申し訳ございませんでした」など、より丁寧な表現を使うのがおすすめです。

謝罪したい時にスムーズに使えるよう、ここで紹介した内容を参考に適切に使い分けましょう。