Zoomにはオンライン会議を円滑に進めるための機能がたくさんあります。その中のひとつ「ホワイトボード」を駆使すると、実際にオンライン上にボードがあるかのような使い方をすることが可能です。
この記事では、Zoomのホワイトボード機能について、設定方法や使い方を解説していきます。
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Zoomにはさまざまな便利機能が存在します
Zoomのホワイトボードを使う手順
Zoomのホワイトボードを使う手順を紹介します。オンライン会議でのアイデア出しや共有を円滑に進めるために知っておきましょう。
画面共有を選択する
はじめに、ミーティングルームの画面下のツールバーより、「画面共有」を選択します。画面共有は、特定の人のPC画面が他の参加者からも見えるようにする機能で、これを使うとPDFやパワーポイントなど、提案したい資料や内容を画面上に映し出しながら話すことが可能です。
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画面共有機能で参加者とPC画面を共有します
ホワイトボードを開く
「画面の共有」をクリックし、「ベーシック」の中にある「ホワイトボード」を選択します。
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Zoomのホワイトボードを開く
ホワイトボード機能はスマートフォンのZoomアプリでも使えます。
PC同様、ミーティングルームの画面下「共有」をタップしましょう。
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PCと同じように共有から入ります
プルダウンが表示されるため、その中から「ホワイトボードの共有」を選択すると白いボードが立ち上がります。
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プルダウンの下に「ホワイトボードの共有」があります
タッチ機能のないPCではどうしてもマウスで描画するしかありませんが、スマートフォンやタブレットではスタイラスペンやタブレットの専用ペンを使うことで、より簡単にホワイトボードへ描画をすることが可能です。
手書きのアイデアだしなどがメインの場合は、あらかじめスマートフォンやタブレットのアプリを使ってミーティングを開催するのがいいかもしれません。
Zoomのホワイトボードで使える機能
ホワイトボードではさまざまな描画ツールを使って、実際に1枚のボードを共有しているかのような使い方をすることが可能です。主催者側(ホスト)が使える具体的な機能を紹介します。
線や絵を描く
実際のペンで描くように、ホワイトボード上にフリーで描画をすることが可能です。上部のツールバーより「フォーマット」をクリックします。ペンの太さや色を選べば完了です。
また、ツールバー左側にある「描き込む」をクリックすると、記号や図形が選択できます。両者を組み合わせて簡単な表を作ったり、描き込んだりしてみましょう。参加する人によって文字の色を変えるなどすると分かりやすいかもしれません。
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さまざまな図形や色合いで表現することができます
文字を入力する
テキストを入力することも可能です。「テキスト」を選択すると、文字を打ち込むことができます。アイデア出しの時に、あらかじめ議題を打ち込んでおいておくなど、さまざまな使い方ができる機能です。
こちらも「フォーマット」を使い、文字の色やフォントの大きさを変えることができます。
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文字を打ち込むことができます
スタンプをつける
「スタンプ」を選択すると、チェックマークやハートマークなど6種類のスタンプを押すことが可能です。
描画されたアイデアや文章に対して、強調や添削を行う場合、また簡単な意思表示としても使えます。スタンプは元からフォーマットが決まっており、大きさや色を変更することはできません。
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6種類のスタンプを使えます
スポットライトをあてる
アイデア出しをする際に複数の人が書き込んでしまうと誰が何を書き込んだか分からなくなってしまいます。その際に「スポットライト」の中にある「矢印」を使うことで、そのユーザーの名前を矢印で表示し、誰が何を書いたか表すことができます。
また、「矢印」の左側にあるマークを選択するとレーザーポインターのような赤い光が出現し、自由に指し示すことができます。誰かに説明する際にこの機能を使うと、どこを指し示しているかがすぐに分かり便利です。
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スポットライトで誰のアイデアかすぐに判別することができます
描いたものを移動させる
ツールバーの左にある「選択」は、ホストのみが使うことができる機能です。これを使えば、自分や参加者が書いたテキストを選択し移動させることができます。アイデアがたくさん出てきて整理したい時に役立ちます。
スマートフォンのホワイトボード機能
スマートフォンでもホワイトボードを使うことができますが、中にあるツールの種類が異なります。スマートフォンで使えるツールは基本的に「描き込む」のみです。線の太さや色などもバリエーションはパソコンより少なくなっています。
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スマートフォンのホワイトボード機能はパソコン版よりはツールが制限されます
Zoomのホワイトボード機能をもっと活かそう
ホワイトボードの基本的な機能について紹介しました。ここでは、参加者側が描き込みなどをして議論がより活発になるよう、ホワイトボードを使うときに知っておきたいテクニックを紹介します。
参加者とボードに書き込みをする
ホワイトボードは、「画面の共有」にカーソルを合わせるとプルダウンが現れ、「複数の参加者が同時に共有可能」の項目にチェックを入れることで、ホストだけでなく参加者も同時に描画することができます。アイデア出しや表を使っての意見交換など、さまざまな場面で活用できる機能です。
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ミーティングルームを立ち上げる前に設定しましょう
新しいホワイトボードを開く
「消去」を押すと、描画されたテキストや図形を消すことはできますが、今までのアイデアが残らなくなってしまいます。一度保存をするということも可能ですが、ミーティングルーム上にそれを残しつつ次のボードに移りたいという時には新しいスライドを出すといいでしょう。
ホワイトボード画面の右下に四角いマークがあるので、そちらをクリックすると新しいタブでホワイトボードを開くことができます。
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右下のアイコンから新しいタブを出します
Zoomのホワイトボードを使って円滑な会議を行おう
Zoomの画面共有機能の中でもとても使いやすい「ホワイトボード」の使い方を紹介しました。ホワイトボードは、会議での意見交換やアイデア出しを行う際にとても便利な機能です。上手に活用して会議を有意義なものとしていきましょう。
