注文請書は、受発注業務において重要な書類です。しかし、注文請書がどのような役割を果たしているか知らない方も多いでしょう。この記事では、注文請書について、取り扱い上の注意点を含めくわしく解説します。ぜひ業務の参考にしてください。
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注文請書の使い方や注意点について紹介します
注文請書とは
注文請書とは、契約を受注した際にかわす契約書のことです。発注者が発注に関する契約条件を記載した「注文書」を作成し、それを受け取った受注者が「注文請書」を作成します。
このような書類を取りかわすことで、発注者と受注者との間で商品やサービスのやり取りを行う契約が成立します。注文請書は取引において確認不足や内容の食い違いによるトラブルを防ぐために必要なものです。
注文請書と注文書の違い
先述したとおり、注文請書は受注者により発行され、注文書は発注者により発行されるものです。注文請書と注文書は一対の書類となります。名称は似ていますが、その性質は真逆であるため注意しましょう。
注文書は発注書とも呼ばれます。会社によって呼び方が異なる場合があります。
注文請書に記載してある内容
注文請書には発行日、発注者・受注者の情報、契約内容、支払い条件を記載します。
取引の流れ
まず、発注者が受注者に見積依頼をします。それを受けて受注者は見積書を作成し、発注者に送付します。
見積内容に問題がなかったら発注者が注文書を発行し、それを受けた受注者が注文請書を発行することで、取引の内容の確認を行います。
双方問題がなければ、受注者が発注者に対し、契約内容のとおりに商品やサービスを納品します。納品時には、受注側が商品と共に納品書を送付します。
納品物を確認し、検収が終了したら、発注者が受領書を発行します。その後は受注者が請求書を発行し、発注者より支払いを受けたのちに受注者が領収書を発行すれば、取引が完了となります。
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取引の内容を確認する際に注文請書は欠かせません
注文請書の書き方
注文請書は取引の内容を確認するための大切な書類です。そのため、記載内容には不備がないようにしなくてはいけません。不備があると、納品時や請求時のトラブルにつながるので気をつけましょう。
■発行日
発行日は注文請書を発行した日付を記載します。注文書よりも前の日付にしてはいけません。注文請書は注文書が発行された後に作成される書類です。
取引の内容さえわかっていれば、注文書が届く前でも注文請書の作成は可能ですが、それは正しい手順ではありません。契約の流れに不整合を生じさせないためにも、注文請書に記載する発行日は、必ず注文書の発行日以降の日付にしましょう。
■発注者・受注者の情報
注文請書には、発注者の情報と受注者の情報を明確に記載する必要があります。注文書に記載されている発注者の会社名と担当者名、連絡先を記載します。受注者は担当者名、会社名、会社の住所、電話番号などを明記しましょう。
■契約内容
契約内容としては、商品やサービスの内容、単価、数量を記載します。複数の商材を一度に取引する場合は、品目ごとに項目を分けて、取引内容をわかりやすく記載しましょう。また、発注金額の合計には税別金額、消費税額、税込金額も記載します。
納品の期限や方法なども併せて記載しましょう。
■支払い条件
支払い方法、支払い条件を記載します。
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注文請書の内容にミスがあると大きなトラブルに発展します。よく確認しましょう
注文請書に印紙は必要なの?
注文請書は課税文書に該当するため、原則として印紙が必要になってきますが、中には不要なケースもあります。ここでは注文請書における印紙について紹介します。
■注文請書に収入印紙は基本的に必須
注文請書は契約の成立を示す文書となり、課税文書(2号文書)にあたるため、収入印紙を貼付して消印を押さなければなりません。
収入印紙は印紙税を納付するために必要なもので、収入印紙の貼付、消印を忘れてしまうと、印紙税を納付したことになりません。過怠税がかかってしまう場合もあるので、うっかり忘れてしまわないように注意しましょう。
■収入印紙が不要なケース
収入印紙が不要なケースもありますので詳しくみていきましょう。
(1)他の文書で契約が取り交わされており、必要な収入印紙が貼付してある
この場合は、再度印紙税を納付することになるので、注文請書に収入印紙は必要ありません。
(2)電子ファイルで注文請書のやりとりを行った
印紙税法では「課税文書の作成とは、課税文書となるべき用紙に課税事項を記載して行為すること」と定められています。収入印紙の貼付が必要なのは、注文請書を紙の書面でやり取りした場合ということになります。
■注文請書に貼る印紙税額について
注文請書に貼る印紙税額は以下の通りとなっています。
- 1万円未満：非課税
- 1万円以上100万円以下：200円
- 100万円超200万円以下：400円
- 200万円超300万円以下：1,000円
- 300万円超500万円以下：2,000円
- 500万円超1,000万円以下：1万円
- 1,000万円超5,000万円以下:2万円
- 5,000万円超1億円以下:6万円
- 1億円超5億円以下:10万円
- 5億円超10億円以下:20万円
- 10億円超50億円以下:40万円
- 50億円を超えるもの:60万円
契約額に応じて変動するので、収入印紙を貼付する際は契約金額に着目しましょう。契約金額には消費税は含まれませんので、注意しましょう。
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電子ファイルで注文請書をやりとるするのがおすすめです
注文請書の取り扱い上の注意点
注文請書は非常に重要な書類なので、いくつか注意点があります。取り扱う際にはミスのないよう注意しましょう。
消費税について
商品やサービスのやり取りを行っているため、必ず消費税は発生します。注文請書には、税別金額、消費税額、税込金額を併せて記載しましょう。
代表者の印鑑も必要
注文請書には必ず印鑑が必要です。受注した会社の代表者印か社印を用意しておきましょう。社名や代表者名が書かれた横に、まっすぐに押印します。押し間違えてしまったら、二重線を引いて訂正印を押しましょう。場合によっては訂正印が認められないことがあります。
また、印紙税の納付が不要なので、電子ファイルでやり取りをする場合もあるでしょう。電子ファイルであれば、タイムスタンプと電子署名によって、その文書の作成と署名後に改ざんされていないことを証明することができるため、押印をする必要がありません。
逆にタイムスタンプや電子署名がないと改ざんの可能性を疑われてしまいます。どちらか片方ではなく、両方利用して問題のない書類であることを証明しましょう。
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注文請書は非常に重要な書類であるため、改ざんされていないことを証明しなくてはいけません
まとめ
注文請書は取引先とのやり取りにおいて重要な契約書類です。内容を正しく記載するのはもちろんですが、消費税の記載や代表者の印鑑などを忘れないように気をつけましょう。
万が一、取引先に間違った注文請書を送ってしまったら、信用が損なわれます。注文請書を発行する際は、内容をよく確認しましょう。
