企業間でやりとりをする際にはさまざまな書類が発行されます。「受領書」もそのひとつです。

この記事では「受領書」の役割や作成方法、そして発行後の処理などについてくわしくご紹介します。ビジネスシーンでは当たり前に使われる書類なので、正しく知っておきましょう。

  • 受領書とは

    受領書の役割を理解しましょう

受領書とは

受領書は企業間での取引だけでなく、フリーランスの方など企業と個人事業主、あるいは個人同士などでも発行される書類のひとつです。

受領書とは受領、つまり商品などを受け取ったことを証明する書類として発注者が発行する書類です。取引において商品の引き渡しは非常に重要なセクションにあたります。その引き渡しが無事に完了したことを証明する大切な書類が受領書です。

受領書の役割

受領書の役割は、商品などを受け取ったことを受注者に対して伝えるための書類です。受領書の発行そのものは法的に義務づけられているわけではありませんが、出荷した商品がまず｢届いたのか｣を伝えるという役割を担っているため、発行することによって取引先に安心感を与えることができます。

ビジネスにおいて、相手に安心感を与えることは信頼関係の構築においてとても大きな意味があります。そのため、義務ではなくても発行するに超したことはないでしょう。

一方、受領書の発行が契約などによって義務づけられるケースもあります。取引の流れやルールは企業によって異なりますので、契約時に受領書が必須なのか否かという点はしっかりと確認しておきましょう。

受領書が必要となるシーン

受領書は法的に義務づけられた書類ではないので、双方が認めた状況であれば発行しないというケースもあります。

しかし企業によってはルール上、受領書が届かなければ、商品を受け取った次のフローである支払時に必要な請求書を発行できない場合もあります。このような場合、契約時に受領書の発行が必須といった項目が盛り込まれているので、しっかり確認しておくようにしましょう。

また、契約上では受領書の取り扱いが定められていない場合でも、はじめての取引の場合は確認の意味を込めて受領書を発行することでトラブルの発生を防止できます。

受領書が不要な場合

小売りなどその場で商品の受け取りと代金の支払いを行う場合は、その場で相手に商品を引き渡したことが確認できるため受領書の発行は省略されるのが一般的です。法的に必須な書類というわけでもないので、小売り形式の場合は基本的に受領書を求められることはありませんし、特別な事情がない限りは発行を求める必要もないでしょう。

その他にも、検品が完了したことを証明する検収書を発行する場合、これが受領書の代わりとなるケースもあります。ただし、厳密には受領書はあくまで商品の引き渡しが完了したことを証明する書類であり、検品を行って正式に受け取ったことを証明する検収書とは異なります。企業によって受領書と検収書の両方を発行しなければならないケースもあるので取引する際は確認しましょう。

受領書と納品書の違い

受領書の他に商品の引き渡しに関係する書類として納品書が挙げられます。ほぼ同じタイミングで発行されるため、混同してしまう方もいるでしょう。しかし、受領書と納品書には明確な違いがあります。

受領書は商品を受け取る発注者が発行するものです。一方、納品書は商品を納品する受注者が発行する書類です。納品時に受注者が納品書を発行し、商品と一緒に発注者に渡します。そして、発注者が商品を受け取って受領書を発行するという流れです。

受領書と領収書の違い

受領書も領収書も、ともに受け取ったことを証明する書類という点では似た役割を担っています。この2つの書類の違いは受け取ったものが何かです。

受領書は発注者が商品を受け取ったことを証明する書類として発行します。それに対して領収書は受注者が代金の振り込み、受け取りを証明する書類として発行します。商品やものを受け取った場合は受領書、代金として金銭を受け取った場合は領収書となるのです。

  • 受領書とは

    受領書とその他の書類との違いを知りましょう

受領書の作成方法

受領書は法的に発行が定められた書類というわけではないため、記載される項目や書式などは企業や取引先によって異なります。しかし、必要な項目が記載されていなければ受領書として正しく機能しません。ここでは、基本的な受領書の作成方法についてご紹介します。

受領書に必要な項目

一般的に受領書に記載される項目は以下の通りです。

  • 発行者
    発行した企業名や連絡先、必要であれば担当者名なども記載します。
  • 取引先情報
    宛先として取引先の企業名などを記載します。
  • 発行日
    受領を確認した日付が発行日となります。
  • 明細
    受け取った商品名や数量などを記載します。
  • 金額
    受け取った商品の合計金額を記載します。

この項目を基本として、取引の内容によって必要な項目を追加していきましょう。

受領書発行のタイミング

受領書は商品を受け取ったタイミングで発行されます。検品を行ったことを証明する検収書とは異なるので、荷物の引き渡しが行われると同時に発行されるケースがほとんどです。

さまざまな取引の形がありますが、相手先から直接受け取った場合はその場で発行して渡されることもあります。また、配送業者などを介する場合は郵送やメールなどで送付されるケースもあるでしょう。

受領書発行後に必要な処理

受領書発行後の流れとしては、まず検品を行い、次に受け取った商品を帳簿に記入するなどの処理を行います。支払に関しては受領書を取引先に送り、請求書が発行された後に行われるのが一般的です。

受領書に控えは必要?

ビジネスシーンで発行される書類の多くは、同時に控えも作られます。受領書は発行して取引先に渡すことになるので、後に社内で確認するときのために控えもしっかりと管理して、必要があれば確認できるようにしておきましょう。

  • 受領書の作成方法

    受領書の作成方法を確認しましょう

受領書取り扱いの注意点

受領書の保管期間など、取り扱う際の注意点についてご紹介します。

受領書の保管期間

受領書は法的な発行義務ないため、納品書や領収書は保管期間が定められているのに対して、受領書には明確なルールはありません。とはいえ、取引の内容を確認する書類のひとつですので、保管が必要な書類と一緒にまとめておくようにしましょう。

後で受領書が必要となるケース

受領書は商品を受け取ったことの証明なので、納品後の請求時に必要となるケースがあります。そのため、保管義務があるわけではないですが、最低でも請求書を発行して実際に支払が確認できるまでは保管しておくようにしましょう。

受領書に限らず、取引の際に発行された書類はやりとりが行われた証明となりますので、何らかのトラブルが発生した際に必要です。

受領書受け取り後の処理

受領書を受け取ったらすぐに請求書の発行といった処理を行います。企業によっては受領書発行後に検品を行い、検収書が発行されるケースもあります。この場合は、検収書が届いてから請求処理へと進むのが一般的です。

受領書の再発行について

受領書を支払前に何らかの理由で紛失してしまった場合や、ミスなどが発覚した場合など再発行を求める必要が出てくるかもしれません。理由が明確であれば多くの企業で受領書の再発行を受けることができるでしょう。

  • 受領書取り扱いの注意点

    受領書取り扱いの注意点とは

領収書の役割や取扱時の注意点を知っておこう

商品の引き渡しの際にはさまざまな書類が発行されますが、中でも受領書は商品を受け取ったことを証明する大切な書類です。そのため、意味を理解した上で必要な項目を記載して発行するようにしましょう。

また、受領書には保管義務はありませんが、取引を証明する書類のひとつです。少なくとも取引が完了するまではしっかりと保管しておきましょう。