領収書の書き方や必要項目をわかりやすく解説

領収書はビジネスシーンにおいて欠かすことができない重要な書類のひとつです。とはいえ、日常的に発行したり受け取ったりする機会も多いことから、普段はその役割などについてはあまり意識しないという方もいるでしょう。

この記事では領収書の役割や書き方、そして取り扱いの注意点などについてくわしく紹介します。

領収書の意味を正しく知りましょう

領収書とは

企業間の取引ではさまざまな書類のやりとりが発生します。中には普段の生活の中ではほとんど目にする機会がないような書類も多いです。しかし、領収書に関してはプライベートでも手にすることがあり、比較的身近な存在であると言えるでしょう。

領収書は商品やサービスなどを販売し、代金を受け取ったことの証明として発行される書類です。受け取る側としては代金を支払ったことの証明となりますので、双方にとって重要な意味を持ちます。

領収書の役割

領収書の意味は前述の通り、金銭によって代金の支払が行われたことを証明するというものです。すべての取引において必ず発行しなければならないというわけではありませんが、支払を行った側が請求すれば発行の義務があります。

その場で商品の引き渡しと支払が行われる小売りなどでは、請求書や受領書などが省略されるケースもありますが、領収書は多くの取引で発行されます。企業間取引だけではなく、個人で買い物をした際などにも発行してもらうことが可能です。

領収書には多くの役割があります。例えば企業として経費を精算し、管理するためには代金を支払ったことを証明する必要があります。そこで、領収書の出番です。もちろん法人だけではなく、個人の場合も確定申告時に経費として使用した額の計算や証明をする際には領収書が必要となります。

プライベートで領収書を手にした場合、それほど意識することなくすぐに捨ててしまうというケースも多いかもしれません。しかし、ビジネスにおいて発行された領収書にはさまざまな役割がありますので紛失することのないように適切な保管･管理が必要です。

領収書が不要となるケース

前述の通り、領収書は支払者から請求された場合に限って発行が義務となります。つまり、請求されなければ必ずしも発行する必要はありません。また、経費精算などにおいても領収書が不要となるケースがいくつかあります。

たとえば公共交通機関を使った交通費が発生した場合、そもそも領収書が発行されないケースもあります。そのため、領収書を使用せずに経費精算の処理を行うケースも少なくありません。また、交通系ICカードを使用した場合はその利用履歴も領収書の代わりになります。

また、2020年に行われた税制改正によって帳簿の電子保存の幅が広がりました。一定の要件を満たす必要がありますが、帳簿情報や各種書類の電子保存が可能となり、これに伴ってキャッシュレス決済の利用明細や履歴を領収書として利用できるケースが増えています。そのため、今後より電子決済などのサービスが普及すれば、従来の紙の領収書が不要となる可能性もあるでしょう。

領収書が後で必要となるシーン

領収書は基本的に金銭などで代金を支払ったことを証明する書類です。しかし、場合によっては商品を購入したこと、あるいは取引を行った証明としても使用できます。

企業間の取引であれば契約書や納品書、受領書などさまざまな書類のやりとりが行われますが、小売り形式などで商品を購入した場合は取引を証明する書類が領収書のみとなるケースも少なくありません。そのため、経費処理だけではなく購入後にトラブルなどが発生した場合に、取引が行われた証明として領収書が必要となるのです。

領収書は代金の支払いまで追えて、取引が完了したことを証明する書類でもあります。受け取った後もしっかりと保管し、必要に応じてすぐに確認できるように管理することが大切です。