「突然のご連絡失礼いたします」の使い方・ビジネス例文や言い換えを紹介

「突然のご連絡失礼いたします」は、ビジネスシーンでよく使われる表現です。相手に失礼にならないよう正しい使い方を確認しておきましょう。

本記事では、「突然のご連絡失礼いたします」の意味やビジネスシーンでの使い方を例文とともに紹介します。また、類語・言い換え表現についても解説するので、ぜひ参考にしてください。

• 何気なく使っている言葉の意味を知りましょう

「突然のご連絡失礼いたします」の意味・使い方とは?

「突然のご連絡失礼いたします」は、文字通り「突然メールや電話などで連絡してしまい申し訳ありません」という意味合いで、こちらの都合で連絡して申し訳ないという謝罪の気持ちを表したいときに使います。

ビジネスシーンにおいては、主に問い合わせなどに対する返事や、こちらからメールなどで連絡する際の挨拶のような形で使用する言葉です。

相手に対する気遣いの気持ちや、決して不審な者ではありません、あるいはそれを承知の上で失礼いたしますといった意味が込められる形になります。

「突然のご連絡失礼いたします」は目上に使える敬語?

「突然のご連絡失礼いたします」は、謙譲語を使用した敬語表現のため、目上の人に使っても問題ありません。より丁寧な表現にしたい場合は、「突然ご連絡を差し上げる非礼をお許しください」などを使ってもいいでしょう。

同時に伝えるべき内容は?

ただこちらから一方的に連絡したことを謝罪するだけでは意味がありません。ビジネスにおいて誰かに連絡する場合は必ず何らかの用件があります。そのため、できるだけ簡潔に連絡の目的、用件をしっかりと伝えることが大切です。突然の連絡の場合、何を伝えればいいのかわからずメールの内容が散らかってしまいがちですが、正確にこちらの用件を伝えるためにも、わかりやすくまとめることを心がけましょう。

• 意味を知れば使える言葉が増えます

ビジネスにおける「突然のご連絡失礼いたします」の使用シーン

ここからは、ビジネスにおける具体的な使い方を紹介していきます。

営業メール

営業メールの場合、そのほとんどが突然の連絡になるでしょう。そのため、挨拶代わりに使用されています。基本的に営業メールは送信者側の都合で送信されますので、相手への気遣いとしてこの表現が使用されるケースが多くなります。

急ぎの連絡

急ぎの連絡などでもこの表現が使用されることがあります。この場合は文頭の挨拶代わりに「突然のご連絡失礼いたします失礼いたします」などと使用して、すぐに本題に入るというケースが多くなります。緊急性を要する連絡の場合は、何よりも素早く相手に必要な情報を伝えることが重要となります。用件をしっかりと整理してからメールを作成するようにしましょう。

挨拶

はじめて連絡する相手への挨拶の際にもこの表現は使えます。挨拶のメールの場合、重要となるのはこちらが何者なのかをしっかりと伝えることが重要となります。「突然のご連絡失礼いたしますご容赦ください」といった表現はシンプルながら、相手に気遣いつつ、不信感を解くといった効果もありますので、挨拶メールの文頭などでも使用しやすい表現であると言えます。

使用時の注意点

突然の連絡の場合、相手への気遣いが重要であることは言うまでもありません。しかし、あまりにも謝罪や気遣い、挨拶などの言葉が多くなると肝心の用件にたどり着くまでに時間がかかってしまいます。

こちらからの一方的な連絡の場合、前置きが長くなってしまうと用件にたどり着く前にメールを閉じられてしまう可能性もあります。

ですから、メールの本題として入れなければならない用件などをしっかりと整理して簡潔なメールにすることを意識しましょう。

メールではなく電話などの場合も同様で、伝えなければならないことを事前に整理した上で連絡することが大切です。

「突然のご連絡失礼いたします」のメール例文

「突然のご連絡失礼いたします」を使ったメール例文をご紹介します。言葉の意味はわかったものの、どのように使えばいいのかわからないという方は参考にしてみてください。

• 使用できる適切な場面を知っておきましょう

営業メールの例文

営業メールの場合、こちらの立場と用件をしっかりと伝えることが重要となります。そのため、文頭で自己紹介と同時に入れるという形が一般的です。

このような形で、まずはこちらが何者なのかをしっかりと明記した上で早い段階で本題に入るようにしましょう。

急ぎの連絡の例文

急ぎの連絡の場合も基本的に営業メールなどと同様にすぐ本題に入ることが重要となります。例えば社内メールであれば以下のような形です。

このような形で用件を明確にしましょう。

挨拶の例文

挨拶の場合も、自己紹介と組み合わせて使います。誰かから引き継いだり紹介を受けたりした場合は、その人の情報もしっかりと入れることによって話を進めやすくなるでしょう。

このような形で、自分が何者でどのような形で連絡するに至ったのかを明記するようにしましょう。

• 例文を参考にして使いこなしていきましょう

「突然のご連絡失礼いたします」の類語・言い換え表現

「突然のご連絡失礼いたします」の類語・言い換え表現には、以下のようなものがあります。

・突然のご連絡申し訳ありません。
・突然ご連絡を差し上げる非礼をお許しください。
・初めてご連絡させていただきます。

先述したように、「突然ご連絡を差し上げる非礼をお許しください」は、より丁寧な言葉遣いが求められる場面で使える表現です。「初めてご連絡させていただきます」は問い合わせメールや営業メールなどの書き出しによく使います。

「突然のご連絡失礼いたします」を正しく使おう

ビジネスメールなどで使われることの多い「突然のご連絡失礼いたします」という表現ですが、何気なく使っていてその意味などについてあまり考えたことがないという方もいるのではないでしょうか。ビジネスで使われる言葉にはいくつかの意味が込められているケースもありますので、複数の角度からその言い回しについて考えることが大切です。

今回ご紹介した例などを参考にしてコミュニケーションにうまく取り入れてみてください。