Dropbox Japanは11月18日、コラボレーションのためのワークスペースである「Dropbox Spaces」の新バージョンを発表した。同時に情報整理や共同作業、場所を問わない安全な作業を可能にする複数の新機能も公開している。
Dropbox Spacesの新バージョン
チームとプロジェクトを1つにするバーチャルワークスペースであるDropbox Spacesは、昨年策定されたビジョンに従い、チーム作業の効率化、日々の作業の優先順位付け、仕事を円滑に進めるためのチーム連携が可能としている。
当初、進化した共有フォルダとして発表されたが、現在ではプロジェクトの開始から完了まで社内外の相手との共同作業を可能にする独立した製品となっている。共同作業機能がすべて1か所に集約されており、チームが共同でプロジェクトを管理することができる。
新バージョンでは、プロジェクトSpaceを作成して、社内チーム、外部クライアント、コンテンツ、タイムライン、プロジェクトタスクを1か所に集約・整理できる。進捗状況を直感的に把握可能な環境でプロジェクトを円滑に進めつつチームでアイデアを出し合い、共同作業を行うことが可能になっている。
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Dropbox Spaces新バージョンのイメージ
また、優先順位を付けてプロジェクトを円滑に進めることができ、複数のプロジェクトにわたるタスクの作成、管理、割り当て、コメント入力が可能とし、関連するタスクにプロジェクトファイルを添付して、自分だけのTo-doリストを管理できる。
さらに、関連するプロジェクト情報をすばやく検索、追加、管理が可能で、Dropbox Spacesにファイル(従来のファイル形式や、Googleドキュメントなどのクラウドコンテンツなど)を簡単に直接追加でき、プロジェクト全体からファイル検索を可能としている。
加えて、Dropbox Spacesから簡単に会議への参加、開催、フォローアップができ、議題、アクションアイテム、参加者などの重要な情報をカスタマイズ可能な会議用テンプレートにまとめ、議事録をプロジェクトSpaceに直接追加することが可能。議事録はカレンダーの招待に自動で同期されるため、全員が常に同じ情報を共有できる。
そのほか、共有されたチームビューで作業中のプロジェクトやプロジェクトの更新情報を把握し、最新情報フィードの投稿にファイルを添付することで、コメントにテキスト、絵文字、ファイル リンクなどで返信を可能としている。
現在、新バージョンはプライベートベータ版として公開されており、アクセス権をリクエストするには、こちらを参照(英語版ウェブサイト)。
Dropbox Businessでは複数の機能を強化
また、Dropbox Business の複数の機能を強化した。Dropbox App Centerに30を超える新しいアプリが追加され、Dropboxパートナーが提供する70以上のツールを選択した上で連携でき、現在はベータ版として一部のDropbox Business StandardとAdvancedユーザーに公開している。
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Dropbox App Centerのイメージ
ブランデッド共有は新しい拡張機能となり、企業のブランドイメージ確立をサポートするとともに、チームメンバーが管理者の許可を受けて、ブランドのカスタマイズを可能としているほか、トラフィックとインサイトは共有したデータへのアクセス状況を追跡できるという。
フォロー機能は重要な共有フォルダのアクティビティを常に把握できる。さらに、デスクトップ、ドキュメントフォルダ、ダウンロードフォルダをDropboxに自動でバックアップを可能としており、外出先から安全にアクセスし、ハードウェアの故障や紛失時でも簡単にデータを取り出すことができる。
Dropbox Passwords(ベータ版)では、チームメンバーが1つの安全な場所にパスワードを保管し、デバイス間で同期して、どこからでもアクセスを可能としている。加えて、電子署名ソリューションの「HelloSign」ではドキュメントのアップロード、書類の準備、署名依頼の手順がわかりやすく示されたワークフローを提供しており、今回の改善で重要な契約書への電子署名依頼を簡単に完了できるという。
セキュリティ機能も強化
そのほか、複雑なリモート環境を管理しつつ社員のプライバシーとセキュリティを維持するため、複数の新しいセキュリティ機能を発表している。
アラート通知は、管理者が疑わしい挙動、リスクの高いアクティビティ、データ漏洩の可能性をリアルタイムで検知できることに加え、データ分類では個人情報保護について優れた予防策が取れるように管理者が個人データと機密データをラベル付けできる。
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アラート通知のイメージ
チーム外共有レポートは、誰が、いつ、どの種類のファイルを共有しているかなど、社外へのデータ共有状況について管理者にインサイトを提供するほか、データ保持機能は規制で一定期間保持することが求められているコンテンツをユーザーが誤って削除してしまうことを防ぐため、データガバナンス機能としてDropboxに追加されている。
