会議で何を話したのか、何を決めたのか、内容の共有や「言った言わない」の防止に欠かせない「議事録」。でも、他の仕事で忙しいと作るのが面倒に思えたり、作ってみたものの要点がわかりにくくて役立たない……なんてこともありますよね。

そんな議事録、もしあなたが部下や後輩から「なんで作る必要があるんですか?」と聞かれたら、どう答えますか? 実際に部下に質問された、gorilla｜モノづくり企業の図解屋さん(@gori_career)の図解がわかりやすいとツイッターで話題になっています。

部下から「議事録ってなんで作成する必要あるんですか？」と聞かれたことがあるので、今後聞かれたときのために議事録についてまとめてみました。議事録って慣れるまでは大変ですけど、文章の書き方が学べたり、社内人脈ができたりするので入社したての頃は特に進んで議事録作成することを勧めたい。(@gori_careerより引用)

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ツイートに対して、「聞かれたときにここまで説明できなかった」「議事録の書き方を身に着けると重宝される」「新入社員に共有したい」と共感のコメントも。

今回、この図解を作った経緯について、gorillaさんにお話を聞いてみました。

――gorillaさんも過去に議事録づくりで苦労されたことはありますか?

新卒入社した会社が堅い会社で、議事録の書き方について厳しく指導されました。準備が不十分で、議論されている内容についていけずにメモが取れていなかったり、大事な決議事項の記載ができていなかったりした記憶があります。また、議事録の書き方(=型)を持ってなかったときは、何時間も議事録とにらめっこしていました。

――「事前に要点を抑えておく」「フォーマットをベースに埋めていく」など、良い議事録作成のポイントは時間短縮にもつながりそうですね。議事録作成のメリットに気づいたきっかけはありますか?

きっかけは2つあります。1つ目は、議事録をきっかけに社内コミュニケーションが取れるようになったこと、名前を憶えてもらえたことですね。「いつも大変やろ」とか、普段話すことのない役職の人から声をかけてもらったりして社内ネットワークが広がり、仕事の依頼などしやすい状況が作れるようになりました。

2つ目は、要約する力が付いたことです。ダラダラした文章を書かずにポイントを抑える書き方ができ、端的にモノゴトを伝えられるようになりました。

――この図解について、質問された部下の方の反応はいかがでしたか?

もともと次に質問されたときに見せて説明しようと考えていたので、まだ部下には見せられていません。ツイッターの反応を見ると、会議前に要点を抑えておく「準備8割」という点に共感する人が多いように思いますね。「準備が大切なのに、当日に資料を配布するのって何だろう?」とか、「改めて準備して臨みたい」というような引用リツイートやDMなどが来ています。

議事録作りは目的やメリットを知れば、質やスピードを上げるだけでなく、社内人脈を作ったり自身のスキルアップにもつながるようです。次の会議は、この図解を参考に議事録を作ってみるとのも良いかもしれません。