仕事を効率的に行うことは、ビジネスパーソンにとって不可欠な課題。となると、スケジュール管理を適切にして、予定通りこなすことが求められてきます。ところが、仕事が予定通りに終わらない! 特に経験が浅い若手社会人の多くは、この悩みを経験するでしょう。

  • 仕事が終わらず悩みませんか? ※画像はイメージ

今回紹介したいのは、「タスク管理オタクの狐」の名前を持つjMatsuzaki(@jmatsuzaki)さんがツイートで紹介した図版。仕事における、スケジュール管理の本質を突いた、その内容に大きな注目が集まっていました。その内容とは……?

  • 「期限ギリギリで低品質な物を作り上げる人のスケジュール(左)」
    タップすると、「期限内に高品質な物を余裕を持って仕上げる人のスケジュール(右)」に変わります

←期限ギリギリで低品質な物を作り上げる人のスケジュール
→期限内に高品質な物を余裕を持って仕上げる人のスケジュール
(@jmatsuzaki)より引用

jMatsuzakiさんによる鮮やかな解説には、「めっちゃ左だー」「左側ですな。色事に成果物を社内監査に回さないといけないので、右側で仕事進められないマン」「まずは作らなければ何事も始まらないということですね」「マルチタスクに動けない人いるわァ」など、共感する声が多く寄せられていました。

また、「管理する側は左のほうが分かりやすくていい(確認頻度も少なくていい)って判断しちゃうんですよね……」「会社が左側のやり方でしかやらしてくれなくて死んだ」「うちの部署が一時期左を推してた事があって正気か? と思った」など、会社側の問題を指摘する読者もいました。

仕事をスムーズに進めるコツは?

大きな反響を呼んでいる、jMatsuzakiさんの解説。そこで、若手社会人向けに「仕事の進め方」に関するアドバイスを貰いました。

――紹介されたタスク管理を実践するにあたり、注意すべきことは何でしょう。

jMatsuzaki： 開始直後のハードルが一番高くなりがちですが、すべての工程を一気に進めようとするのは避けるほうがよいです。むしろ、一日でどこまで進めることができるか、自分で制限を設け、毎日少しづつ実行することを意識すると、滑り出しがうまくいきやすいです。

全行程を同時並行で行う意識を持つと、考慮する範囲が増えます。その結果、タスクを整理する重要性が上がるのだと言います。続いて、スタートしてからの注意点です。

――動き始めてから気を付けたいことはありますか?

jMatsuzaki： それぞれの工程のネクストアクション(次にやること)を具体化して、それだけに集中して確実に進めることが大事です。あと、右側のやり方が求められる仕事は「複雑で創造性が高い仕事」と考えられるので午前中、できればその日の最初に取り組んでしまうのがベストです。

若手社会人の皆さん、スケジュールを有効に管理して「仕事ができる」ビジネスパーソンを目指してみませんか?