シングルタスクで業務の生産性を高める4つのコツを解説

シングルタスクとは

業務は効率良く行う必要があるため、同時に複数の業務をこなせる方が望ましいと思われる方も多いでしょう。

しかし、同時に複数の業務をこなすのではなく、1つの業務に集中して順に作業を進める方が結果として、生産性を高めることができると言われています。このような1つの業務に集中して作業を進めることをシングルタスクと言います。

シングルタスクとは、1つの業務に対して集中して作業を進めることです。一方でマルチタスクとは、複数の業務を同時進行しながら作業を進めることを言います。業務をする上で効率を求められることが多いため、マルチタスクで業務を進める方が望ましいと考える人もいます。

しかし、マルチタスクでは業務を切り替える際に時間のロスが発生したり、集中力が途切れてしまうことも多いため、どんな場合においてもマルチタスクの方が優れているというわけではありません。

シングルタスクは、1つの業務に対して集中して業務にあたります。しかし、業務をしている際に、ふと別にするべきことを思い出すことや、別の業務を頼まれることがあり、1つの業務になかなか集中できないといった場合もあります。

このような場合は、あとでするべきことはメモしておき、まずは集中して先に取り掛かっている業務を済ませるとよいでしょう。緊急性が高くないことをメモにしておくことで、頭から雑念を取り除き、集中力が増します。

シングルタスクをするためには、タスクを明確にしておく必要があります。シングルタスクだと、業務をひとつずつ遂行していくので、業務の優先順位を間違ってしまうと、重要な業務が後回しなる可能性もあります。

まずは、重要なことから始めていき、優先順位が低いもへと移行していくのがいいでしょう。

シングルタスクをしていても、差し込みの業務が入ることもあります。そのような場合、差し込み業務に時間が取られてしまい自分が計画したように業務が遂行できないことにもなるでしょう。

そのような場合のために、対応をする時間をあらかじめバッファーとして計画に組み込んでおくことがよいでしょう。

シングルタスクでは業務を1つずつ確実にこなしていく必要があります。そのため、1つの業務の予定が狂ってしまえば、その後の業務にも影響を与えてしまうことにもなるでしょう。
もし、実現不可能な計画を立ててしまうと、後方の予定がこなせなくなってしまう可能性もあります。

そのため、業務の優先順位を明確にしたり、当初から無理な計画になっていないかを確認する必要があります。

マルチタスクでは同時に複数の業務を進めるため、考えることや、やるべきこと、把握しておくべきことなどが多く、それらを整理しながら行う必要があります。

単純な業務による疲れだけでなく、これらの情報を整理することで身体だけでなく頭も疲れてしまい、全体の作業効率を落としてしまうこともあります。シングルタスクでは1つの業務に集中するため、全体の作業効率を高めることができます。

マルチタスクだと、複数の業務を同時進行で進めていくため、まとまった時間を作ることが難しいです。

しかし、シングルタスクであれば優先順位を作り重要事項を最優先に持ってくることもできるため、難しい業務をこなすための時間を作ることが可能です。そのため、時間的余裕を作ることができ、難しい業務でも集中して作業することができます。

マルチタスクでは同時に複数の業務をこなすため、いつ、どの業務を、どこまで進めて、いつまでに終わらせるなどの複雑なタスク管理が必要になります。

しかし、シングルタスクでは1つずつ業務を集中してこなしていくため、タスク管理がシンプルです。ただし、1つずつ業務をこなしていくため、業務の優先順位やスケジュールの立て方に注意が必要になります。

マルチタスクでは全体的に少しずつ業務を進めるため、思うように業務が進まないと業務全体が止まってしまうこともあるでしょう。

そのため、なかなか進まない業務や未完の業務を抱えることにストレスを感じてしまうこともあります。

しかし、シングルタスクでは1つずつ業務をこなしていくので、1つの業務が終わる度に達成感を持って、次の業務に取り掛かれるため、業務に対するストレスを軽減することができます。

シングルタスクは効率が悪いと言われることもあります。しかし、場合によってはシングルタスクはマルチタスクよりも効率良く業務をこなすことも可能です。

マルチタスクで思うように業務効率が上がらない場合は、シングルタスクを習慣化させてみましょう。