ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、ビジネスシーンや就活において紙書類のやり取りを郵送で行う際に、返信用封筒を活用する機会もあるでしょう。しかし返信用封筒を受け取って返すときにも、返信用封筒を同封して相手に送るときも、守るべきマナーがあります。

そこで本記事では返信用封筒をもらう側と用意する側の双方の観点から、基本的なマナーを解説。簡易書留や速達、料金後納などについてもまとめました。

  • 返信用封筒とは何?,A@返信用封筒　とは

    返信用封筒にまつわるマナーを、返信用封筒を受け取る側、返信用封筒を同封して相手に送る側の双方の観点から解説します

返信用封筒のマナーとは【封筒をもらった側の返し方】

早速、返信用封筒を受け取って、先方に返すときのマナーを見ていきましょう。

宛先(相手)の「行」や「宛」は二重線で消す

返信用封筒には、返送する先の企業名や担当者名が書いてあります。多くの場合は企業名や担当者名の後に「行」や「宛」と記載していることが多いので、返信するときにはこの「行」や「宛」を二重線で消して、「様」や「御中」と書き直すのがマナーです。

相手が人の場合は「様」、企業や部署の場合は「御中」とします。

差出人(自分)の住所・名前は裏面に

自分の住所や会社名、名前などは、返信用封筒の裏面に記載します。位置は、封筒が縦長のときは裏面左下、横長のときは裏面の下部1/3におさまるように書きます。

返信用封筒を用意した相手は基本的に多くの人の返信を待っているので、自分が返信したと封筒の外からでもわかるようにしておくことが大切です。名前の書き忘れがないように気を付けましょう。

なお、もしもあらかじめ差出人の住所・氏名の記入欄が設けられている場合は、そちらに記入しましょう。

差出人(自分)の名前の後の「様」は消す

返信する自分の名前が差出人として書かれている場合もあります。このとき、名前の後に「様」がついているケースがほとんどなので、「様」は二重線で消しておきましょう。

切手はどうする? 切手不要な場合の見分け方は?

返信用封筒には、返信用の切手が貼ってあったり、「料金後納郵便」となっていたりすることもあります。その場合はもちろん切手を準備する必要はなく、そのまま送り返していいでしょう。

どちらもなかった場合は、自分で切手を用意する必要があります。基本的には封筒のサイズに合わせた料金の切手を用意すれば問題ありませんが、封入した書類の重さによって料金が変わりますので、返送する書類が多いときは郵便局で量ってもらうのがオススメです。

返信用封筒のマナーとは【封筒を用意する側の送り方】

次は、相手に返信してほしい場合に、返信用封筒を同封して送る場合の注意点をご紹介しましょう。

  • 返信用封筒を用意するときのマナーとは?,A@返信用封筒　用意　マナー

    返信用封筒を用意するときのマナーとは?

返信用封筒を同封するときの折り方・入れ方

返信用封筒は基本的に封入する封筒より大きいサイズか同等のサイズになることが多いので、封入するには折りたたむ必要があります。

見た目がきれいになるように折りたたみましょう。角をそろえて縦方向にまっすぐに折る方法や、三つ折りにする方法だと、封入したときにかさばりにくくなります。

封筒の表面には返信先として自分の住所や企業名、名前を書き「行」や「宛」をつけますが、返信用封筒を折るときは、封筒に記載した自分の宛名を見えるようにして折りたたむことが重要。宛名が見えると、受け取った側は返信する必要があるとすぐに気付けるでしょう。

返信用封筒の色

基本的に返信用封筒に色の指定はありませんが、茶封筒や白い封筒を選ぶといいでしょう。企業によっては、他の書類と区別をつけるために青や緑といったカラフルな封筒を用意するところもあります。

返信用封筒の切手や糊付け

返信用封筒には切手を貼らなければならない、というルールはありませんが、付けてあげるのが親切です。切手をあらかじめ購入して自分で貼り付ける場合と、料金後納郵便の封筒を使用する場合があります。

料金後納の場合はすでに封筒に印字されているので、切手を貼る手間が省けて便利です。

また、切手のみを封筒と一緒に封入する場合もあります。

封筒の糊付けについては、封筒の蓋の部分に両面テープを貼っておくのがよくあるマナーです。返信する相手がわざわざ糊や両面テープを準備する手間を省くための、親切心から生まれたマナーと言えるでしょう。

返信用封筒にまつわるQ&A

ここでは、返信用封筒についての疑問をまとめました。

  • 返信用封筒で希望通り返送してもらう方法はあるの?,A@返信用封筒　希望　返送　マナー

    返信用封筒にまつわる、よくある疑問に回答します

返信用封筒は簡易書留でも送れる?

返信用封筒は簡易書留で送ることができます。簡易書留にするとお金は掛かりますが、今どこにあるのか追跡できて便利です。重要な書類の場合は、返信した文書がきちんと相手のもとに届いたのかどうかも確認できます。

相手に返信用封筒を速達で送ってもらいたいときは?

「とにかく早く返送してほしい」というときには速達で送ってもらうようにしましょう。返信用封筒に通常郵送料金の切手を貼り、プラスで速達料金分の切手を貼っておきます。

速達のときには赤い線を記す、あるいは赤い線と赤字で「速達」と記す必要があります。封筒を同封する側で、あらかじめ封筒に記載したり、ハンコを押したりするようにしましょう。封筒が縦長の場合は右上に、横長の場合は右側の端に記しておくのが基本です。

注意したいのは、「速達」を促すことは相手に返信を催促している行為であり、人によっては失礼に感じる場合もあるかもしれないという点です。急いでいることを伝えるのには有効な手段ではありますが、失礼にあたるかもしれない、という可能性は念頭に置いておくといいでしょう。

返信用封筒を料金後納にするには?

返信用封筒の切手を貼る部分に「料金後納郵便」と印字されているものを見たことはあるでしょうか。これは事前に郵便局と料金後納契約を結んでいる場合に用意できるもので、正式には「料金受取人払郵便」と呼ばれます。

郵便料金は翌月に支払うという契約で、返送する側は切手代を支払う必要がありません。送る側も切手を貼る手間が省けるので、月に複数の郵便を発送する場合には契約しておくと便利です。

料金後納にするには、最寄りの郵便局に相談して申込書の記入など必要な手続きを行います。封筒の印字レイアウトなどの相談もするので、少々時間が掛かることは覚悟しておきましょう。

そもそも返信用封筒とは何?

書類の返送などに用いられる返信用封筒ですが、そもそもどのような目的で同封されているのでしょうか。改めてその役割を確認しておきましょう。

「返信が欲しい」という相手からのサイン

多くの企業は、何らかの返信が欲しいときに返信用封筒を同封します。返信用封筒が入っているだけで、受け取った側は「この封筒を使って何かを返信する必要がある」とすぐにわかるでしょう。

返信用封筒は、「返信が欲しい」という相手からのサインでもあるのです。

相手の手間を省く気遣い

相手へ返事をするには、返信するための封筒や切手を購入したり、宛名をきちんと書いたりと、何かと手間が掛かります。あらかじめ返信用封筒を同封することでそうした手間が省けます。返信用封筒とは、返信する側への「気遣い」なのです。

返信用封筒のマナーや使い方を覚えて、ビジネスや就活をスムーズに

返信用封筒を書くときと返信用封筒を用意するときのポイントを簡単にご紹介しました。

返信用封筒の書き方や送り方のマナーは、相手を思いやる気持ちから生まれています。マナーを守って気持ちのいい対応を心掛けましょう。