貿易用語におけるインボイス(送り状)とは? 役割や書き方を解説

インボイス(Invoice)とは、貿易取引において必要な書類であり、「送り状」とも呼ばれます。

この書類は物品に関する「請求書・明細書・輸出入申告」としての役割を持っており、物品の輸出入時、税関はインボイスの申告内容をもとに商品を確認して検査を行います。

一般的に、インボイスはコマーシャルインボイス(Commercial Invoice : 商業送り状)のことを言います。

※似た言葉に、消費税や軽減税制に関わる「インボイス制度」もありますが、そちらは意味が異なるため、ご注意ください。

インボイスの種類

インボイスには、先述のコマーシャルインボイスのほかいくつか種類があります。ここでは代表的なものをご紹介します。

・シッピングインボイス(Shipping Invoice : 船積み送り状)
船、飛行機、トラックなどで貨物を発送する際に必要となるインボイスで、納品書の役割があります。貨物の代金や船積経費を買い手に別途請求する場合などに用いられます。

・プロフォーマインボイス(Proforma Invoice : 見積り送り状、仮送り状)
見積書の役割をもつインボイスです。物品を送りたい国側に規制がある場合、プロフォーマインボイスを用いて物品の発送前に何を送ろうとしているのかを申告します。相手国から輸入許可・認可などを得てから物品を発送します。

・カスタムズインボイス(Customs Invoice : 税関送り状)
輸出で物品が税関を通る際に用いる税関用のインボイスで、仕入書の役割があります。コマーシャルインボイスは必ず添付が必要なのに対し、カスタムズインボイスは国によって不要な場合があります。

海外に物品を送る際の手続き

海外に何か荷物を送ったり受け取ったりする行為は、すべて輸出入として扱われます。そのため、国同士で取り決めた条件に基づいて物品のやりとりをしなければなりません。

以下、海外に荷物を送る際の一般的な手順をご紹介します。

1.送り方を選ぶ
航空便や船便など輸送の方法に加え、急ぎで送れるEMS(国際スピード郵便 : Express Mail Service)なども選択可能です。

2.送れるかどうかを確認する
海外へは何でも送れるわけではありません。配送は国交の都合や国際情勢などで、通常どおりに荷物が遅れなかったり、荷物の受付自体を停止していたりする場合があります。航空危険物や輸出入の制限品目などに指定されている物品はそもそも発送禁止です。さらに、国・地域によっては受け取れる物品の内容や重量に指定がある場合もあります。

3.料金・日数を確認する
送り先ごとに必要となる配送料金や配達日数を確かめます。場合によっては保険や受信通知サービスなどのオプションを付加します。

4.包装する・インボイスを用意する
しっかりと梱包を行い、送り先や送るものの要件にあわせてインボイスを準備します。

一般的なインボイスの形式・書き方

税関ではインボイスをもとに国外に持ち出して問題がないか、国内に受け入れて構わないかを判断するため、物品が有償でも無償でも必ず添付が必要です。

インボイスには荷物の内容を具体的かつ正確に申告しましょう。また、記載すべき内容を事前によく調べておくことも重要です。

輸出年月日(Date of Exportation)

まず、「輸出年月日(Date of Exportation)」など、荷札として必要な情報を記載します。「荷送人/輸出者(Shipper / Exporter)」「荷受人(Consignee)」には、それぞれの名前、住所、電話番号、FAX番号など連絡先を明記します。

さらに輸入者が荷受人以外の場合は輸入者の連絡先を記載し、また必要に応じて備考を記入します。

輸出する理由(Reason for Export)

「輸出する理由(Reason for Export)」の項目には、何のために荷物を送るのかその目的を書き入れます。以下のような理由が多く使われますが、あてはまらない場合は、具体的に記載します。

商用(commercial)
個人的な贈答品(personal gift)
修理のための返品(return for repair)

品名の詳細(Full Description of Goods)

送るものの内容を具体的に記載します。

「品名の詳細(Full Description of Goods)」を記載する場合は、「部品(Parts)」「サンプル(Sample)」「文房具(Stationery)」のようにあいまいな分類ではなく、「綿100% 半袖Tシャツ男女兼用(100% Cotton short sleeve T-shirts unisex)」のように具体的に書かなければなりません。また、外装の表示やパッケージ数、合計数、梱包の種類、納入形態、数量、重量などの情報も記載が必要です。