ガートナー ジャパンは3月30日、テレワークの緊急的な導入を迫られている企業が検討すべき論点について発表した。「テレワークについて何を検討すべきか」について悩んでいる企業に対し、テレワークを推進する際の論点として検討すべきポイントを5W1Hを軸に解説するもの。

同社が挙げる検討すべきポイントは、なぜテレワークを行うのか(Why)、いつテレワークを行うのか(When)、どこでテレワークを行うのか(Where)、誰がテレワークを行うのか(Who)、何を使用してテレワークを行うのか(What)、どのように実施するか(How)の6点。

  • テレワークで検討するテクノロジーとサービスの例

なぜテレワークを行うのかに関して、検討を進める上では、「なぜテレワークを行うのか」という目的が重要な論点になるという。具体的には、今回のような新型コロナウイルス感染症対策としての「緊急的な暫定措置」なのか、あるいは働き方改革などの「恒久的措置」なのかを考える必要があるとしている。

いつテレワークを行うのかについては、テレワークを実施するタイミングと「人、モノ、カネ」の有無について、早期に社内の関係各位の共通認識を得ることが求められるという。

いつ行うかは、テレワークに速やかに移行する場合と、段階を踏む場合の2つのポイントに分けて考えられるとのこと。緊急時には、基本的にできるだけすべて人を対象に速やかに移行する。段階的に行う場合は、移行のタイムフレームと誰がテレワークを行うかを整理するところから始めるとよいだろうとしている。

どこでテレワークを行うのかに関して、今回の感染症対策のように外出の抑制を意図するものについては、基本的に自宅でのテレワークが前提になる。特に、不特定多数の人が集まるような場所での仕事は、感染症対策としては原則禁止とすべきだと同社は指摘する。

一方で、働き方改革の一環として今後取り組んでいく場合は、「自宅では仕事ができない」といった事情を考慮して、自宅だけでなくサテライト・オフィスやカフェなどでの仕事を認めるケースも考えられる。その場合は、無料のWi-Fi接続やPC画面ののぞき見など、予期せぬセキュリティ上の問題が発生する可能性がある点に留意し、対策を講じるべきだという。

誰がテレワークを行うのかに関しては、今回のケースは緊急事態のため、スピード感を持って進めることが感染拡大を防ぐ上では重要だが、「何とかなるだろう」と全社で一気に進めても、実際には業務が滞る恐れがあるという。

オフィス・ワーカーの業務はさまざまな種類があり多様な要素から成り立っているため、対象者のグルーピングを行い優先順位を決定することが重要とのこと。緊急時は会社として従業員を守るという観点で実施するため経営判断となるが、実施範囲によって、早急に準備すべきインフラ環境が変わってくる可能性があるとしている。

何を使用してテレワークを行うのかについて、テレワークを導入するにあたって何を使用して行うのかを考える必要があるという。緊急対応では、使い慣れたスマートフォン、PC、メールなどの最低限のインフラやアプリケーションでスタートし、その後、必要なツールを追加していくというアプローチが採用されるとのこと。

テレワークで使用するツールは、日頃からその利用に慣れておく必要があると同社は指摘する。例えば勤怠管理や経費精算といった日常業務に必要なツールを急に入れ替えることは困難だが、これらがオンプレミスでないと動かないために出社する必要が生じる場合は、テレワーク導入を機に見直すことも重要だという。

どのように実施するかに関しては、テレワークの実施にあたり、どう進めるのかを決める必要があるとのこと。緊急時には全社で一斉に適用するが、恒久的には段階的な実施を検討する。段階的な進め方では、例えば、まず試験的に週1回の実施からスタートして問題点を整理した上で、週2～3回に拡大していくといったアプローチを検討する。

新型コロナウイルス感染症対策として緊急的な暫定措置としてのテレワークを中心に議論されるケースが多くなるが、時間が経つにつれて恒久的措置としてのテレワークの議論に移行していく可能性があるという。その際に検討すべきポイントの例として同社は、紙文化の撤廃 (ペーパーレス)、勤怠管理、サポート体制/トレーニング、費用の個人負担/会社負担、仕事の評価の5点を挙げる。

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