パソコンを使っていると、度々目にする「タスク」という言葉。IT用語だけでなく、一般的なビジネス用語としての使い方もあるようなのですが、ご存じでしょうか。

  • タスクの意味を理解していますか?

そこで今回は、タスクの意味や使い方についてお話しします。

タスクとは

タスクは、仕事・作業・職務といった意味を持つ英単語【task】からきているカタカナ用語です。IT分野では、「コンピューターが処理する作業の最小単位のこと」をタスクと呼び、一般的なビジネスシーンでタスクと言えば、「労働者が遂行すべき仕事や作業のこと」を指します。

IT分野のタスク

前述のとおり、IT分野でタスクといえば、「コンピューターが処理する作業の最小単位」のことです。ユーザーがコンピューターに依頼する仕事の単位を「ジョブ」と言いますが、コンピューターは、このジョブを実行するために必要な「作業」(タスク)を処理していきます。

また、タスクの実行を制御、管理するための機能を「タスク管理」と言い、複数のタスクを同時並行で処理することを「マルチタスク」、一度に一つのタスクしか実行できないことを「シングルタスク」と呼びます。

ビジネスシーンにおけるタスク

一般的なビジネスシーンでは、「労働者が遂行すべき仕事や作業のこと」をタスクといいます。職場によっては、ノルマと表現されることもあるようです。

例えば、会社で「創立記念パーティーを開催する」とします。この場合、担当者にとって「ジョブ」は、創立記念パーティーを開催することです。

そのために、日程や会場の選定、招待客のリストアップ、参加人数の確定、飲食メニューの決定、プログラム作成などの諸々の準備が必要になりますが、この準備が「タスク」です。

また、一つのジョブを成功させるために欠かせないのが「タスク管理」です。簡単にいえば、業務や作業管理のことを意味します。ジョブを成し遂げるために必要なタスクを洗い出し、各タスクに優先順位や期限を設けた上で担当者に割り振ります。

ザックリとしたタスクを割り当ててしまうと、受け手側がどこまでやればいいのか迷ってしまい、気付いたら、こっちでもあっちでも招待状を作成していた……なんてことにも成り兼ねませんので、タスクはなるべく具体的かつ明確にしておいた方が良いでしょう。

さらに、それぞれのタスクの進捗状況を確認しながら進めていくことも、タスク管理の重要なポイントです。

個人の日常業務をスムーズに遂行する場合にも、タスク管理は有効です。当然のことながら、「創立記念パーティーの開催」だけが仕事ではありません。

会議資料を作成したり、経理に書類を提出したりなど……。このように、複数の業務を同時に進行することを、コンピューターと同様に「マルチタスク」といいます。

仕事の遅延や漏れを防ぐには、自身が抱える全ての業務に必要なタスクを洗い出し、優先順位と期限を踏まえて整理することが重要なのです。

仕事が速い人、デキる人というのは、とりわけタスク管理が自然とできているのではないでしょうか。

タスクの例文と関連用語

・タスクに優先度をつけて、確実に遂行するように。
・このタスクが終わったら、次のタスクを開始します。
・新しいプロジェクトのタスクを洗い出す。
・この件は、タスクフォースを発足して対処しましょう。
・毎週火金にやるので、ルーチンタスクに設定しておいてください。
・新製品発売に向け、タスクチームを結成した。

あるプロジェクトを遂行するために、複数の部署からメンバーを集めて結成したチームのことを「タスクチーム」と呼びます。また、特に緊急性の高い課題や任務に取り組むために編成される特別チームのことを「タスクフォース」と呼ぶことも。

いずれも常設ではなく、一時的に集められた臨時のチームという意味合いで用いられるのが一般的です。「プロジェクトチーム」と似た意味合いではあるものの、タスクよりもプロジェクトの方が取り組む期間が長いのが一般的です。

また、毎週や月末、毎月の締め日など、特定の日に決まって行うタスクのことを、「ルーチンタスク」と表現されることもあります。タスクに関連した用語も、合わせて覚えておきましょう。

タスク管理を上手に活用すれば、無駄のない流れの中で確実に仕事をこなすことができます。「ついつい期限が過ぎてしまう」「どうも効率良く仕事が進まない」「頼まれていたことをうっかり忘れがち」という人は、一度、自身のタスク管理を見直してみてはいかがでしょうか。