取引先などに郵便物を送るときに同封することが多い「返信用封筒」。その正しい書き方をご存じだろうか? 書き方や切手の貼り方など、一見些細に思えることが、相手に与える印象を大きく左右することがあるという。そこで、ビジネスパーソンなら覚えておきたい、返信用封筒を同封して郵送するときの基本マナーと正しい書き方を解説しよう。
「宛」と「行」はどちらでもOK
返信用封筒の表書き、送るほうの宛先につけるのは「宛」、「行」のどちらが正しいのか、迷う人も多いようだ。そこで、大学講師・作家、就職コンサルタントとして多くの講座や著書を持つ唐沢明氏に、どのような場合にどちらを使うのが正しいのか、使い分けについて聞いてみた。すると、特に「どちらでなければならない」という決まりはないとのこと。
「『行』と『宛』の違いは、たとえて言えば、一般的な郵便物の宛名である『様』と『殿』のようなもの。厳密に考えれば意味の違いや使い分け方があるとも考えられますが、ビジネスの相手に送る返信用封筒の場合、どちらを書いても差し支えはないはず。特に使い分けの決まりはありません」(唐沢氏)。
返信用封筒の書き方とマナー
返信用封筒を書くとき、送るときのマナーとしては、「会社の名前が入ったものだということは、会社の代表、会社の顔として相手の元に届くということ。ビジネスの相手が見るものだということを忘れずに、丁寧さが伝わる書き方を心がけることが大切」と唐沢氏。守るべきことは、本当に基本的なことと言えそうだ。黒色以外の筆記用具や太すぎるマーカーなどは使わず、黒のボールペンで一字一句丁寧に書くこと。住所は郵便番号も忘れずに、都道府県から省略せずに書き、社名、部署名、名前などに間違いがないように、封入する前に必ずチェックすること。最近ではラベルシールを使うことも多いが、数枚程度なら心が伝わる手書きがオススメだ。
「書き方だけでなく、切手の貼り方、返信用封筒を入れて送付する封筒の封の仕方などにも心を配ることが大切です。たとえば切手が曲がっていたり、封ののりづけがきちんとされずにはがれかかっていたりすると、そういう部分から相手に与える印象が変わってしまうこともあるかもしれません」(唐沢氏)。
「ただ送る」のではなく、「きちんと正しく、きれいに送る」ことが大切ということなのだろう。
返信用封筒を返送時のマナー
また、受け取った返信用封筒を返送するときにも、忘れたくないマナーがある。最も重要なのは、宛名の「行」、「宛」を消して、「様」と書き直す作業。
「そんなことは誰でも知っている」と思う人もいるかもしれないが、消し方にもマナーがあるのだ。「ときどき、『行』や『宛』の字をぐちゃぐちゃっとぬりつぶす人がいるようですが、本来は、横書きなら横線2本、縦書きなら縦線2本で消すのが正しいマナー。線はまっすぐきれいに引いて、『様』と書きなおします。裏面には自分の社名、部署名、住所、名前を省略せずに書きましょう」(唐沢氏)。
「こんなところまで見ないだろう」と気を抜いたところほど、相手は見ているもの。そういうところでマナーを試されるかもしれないため、気を抜かずに取り組むことが必要といえるだろう。
文●大野夏季(エフスタイル)
