2017年2月から始まったプレミアムフライデー。スリーエム ジャパンが展開するポスト・イットブランドは、正社員の25から45歳男女751名を対象に、導入状況や満足度、さらに、プレミアムフライデーを楽しむために必要な工夫などについて、アンケート調査を実施した。

まず、導入状況を聞いたところ、2017年2月の実施率はわずか5.1%。次月以降導入が決定している人の割合と合わせても7.9%と、全体の1割にも満たない結果となった。また、導入にあたり「業務改善が必要」と感じている人の割合は全体の6割以上に。

6割以上が業務改善の必要を感じている(出典 : ポスト・イット ブランド)

理由を聞いてみたところ、「仕事が溜まり、他の日に残業することになるから」が過半数を占める結果となった。時期的な理由も上位に挙げられているが、個々の社員が負担する業務量や、対応力に起因する理由が目立った。

業務改善が必要だと思う理由(出典 : ポスト・イット ブランド)

また、どのような改善が必要なのかを質問したところ、「業務の簡素化・効率化」「業務フローを見直しする」、「会議の簡素化・効率化」が三大要素として挙げられた。しかし、さらに調査すると「会議の時間を短縮する工夫」の実施率は、26.0%と低く、「会議で結論を出すための工夫」の実施率は13.5%でさらに低いことがわかった。

業務改善に必要な三大要素のうち、「会議の効率化」に対する工夫を行う企業は少数(出典 : ポスト・イット ブランド)

ここで、「会議の短縮をするために工夫している」と回答した104名、「会議で結論を出すために工夫している」と回答した54名それぞれに、どのような工夫をしているのか聞くと、工夫していることのトップ5は、「事前準備」「進行」「ツール活用」に関するものが並んだ。

会議時間を短縮するための行動(出典 : ポスト・イット ブランド)

これにより、会議時間の短縮のためには、会議内容の共有や、議題ごとに時間を区切った進行がポイントになるといえそう。また、会議で結論を出すためのポイントとしては、会議内容の共有と、発言しやすい雰囲作りが重要なようだ。

オフィス必需品と言えるポスト・イットを展開する同社は、今回の調査を踏まえ、プレミアムフライデーを楽しむためにも、 会議の時間短縮を実現する「ファシリテーターが効率的に会議を進行するメソッド」や、 「ホワイトボードや付箋を利用して、 意見を書き出し、 可視化、 結論を導くツール活用」が必要と訴えている。