A4一枚とペンだけ! - 仕事がどんどん片付くTODOリストの作り方

「働き方改革」に注目が集まり、会社から残業の抑制や仕事の効率化を求められている方も多いのではないでしょうか?

上層部は簡単に「残業時間●%圧縮!」「●曜日は定時退社徹底!」と号令をかけますが、なかなか今やっている仕事を減らさずに効率的にタスクをこなすのは難しいですよね。残業時間を減らすのと合わせて仕事も減らしてもらえると大変助かるのですが……(苦笑)。

さて、今回は私が10年以上も続けているTODOリストをご紹介します。重要な仕事にしっかり集中して時間を使うためのTODOリストなので、若手ビジネスマンの方や毎日仕事に追われている方にも是非試していただきたいです。

まずA4の紙を一枚用意します。コピー用紙でも構いませんし、書きやすいレポート用紙やルーズリーフでも構いません。

用意した紙を2回半分で折って4分割してください。

そして開きましょう。

ここにやるべきタスクをどんどん書き出していくのですが、書き出すときに「緊急度」と「重要度」で切り分けながら書きます。

真ん中よりも左が「緊急性が高いもの」。原則として「今日絶対にしなければいけないタスク」を書きましょう。真ん中より上は「重要」なタスクを書きます。

左上には「緊急かつ重要」なタスクが入ります。具体的には「資料の作成」「販促企画の検討」「面談の準備」など頭をしっかり使うものや複数人で仕事を進めていて自己完結しないものを書きましょう。

重要かどうか迷った場合は「30分以上かかりそう」だと思ったら迷わず左上に書いてください。

ここで気をつけていただきたいのは、タスクは細かくすればするほどこなしやすくなりますので、あとからタスクを細分化できるように余白を空けてタスクリストを作っておくことです。細分化の方法は後ほど書きます。

続いて左下は緊急だけど、それほど重要ではないタスクを書きます。具体的には、「メールチェック」「アポ取り」「スケジュール確認」「電話」などが入ります。

あまり頭を使わなくてもできるタスクや5分などスキマ時間でできることを書いておきましょう。

右上は「重要だけれどそれほど緊急ではない(今日やらなくてもよい)タスク」です。

重要だけれど、期日が今日ではない案件を書いておきます。ここはできれば期日も書いておくとよいですね。あれもやらなきゃこれもやらなきゃと頭で覚えておくよりも書き出してスッキリしておくことが大事です。

重要でも緊急でもないものは仕事ではやる必要がないので右下の欄は基本的には使いません。メモ欄や自分以外の誰かにお願いした仕事のタスクメモとして使いましょう。