仕事の速い人は片付け上手！書類の山がなくなると、うっかりミスがなくなって仕事がはかどります。とりあえずデータ化しておこうと思っても、その前に現物の書類整理が肝心。分類と定位置化をマスターしておきましょう。
ポイント1：半分は捨ててもOK
必要な書類がすぐ見つからないのは、総量が多すぎるから。書類整理のプロによると、半分は捨てても問題ないくらい、余分なものが溜まっているそうです。たとえば、こういった書類はもはや紙ごみ。片付かないストレスにつながっています。
- 同じものがいくつもある
- 1年以上使っていない資料
- パソコンにデータとして保存されている
- 終了した案件で使っていた関連書類
書類を整理してみると、作業中に使っていたメモや資料があって、なんのためだったのか思い出せないものも混ざっているのでは？書類を見返してみると、捨てそびれていただけのものが意外と多いようです。保管すべきモノだけに絞り込むと、ここから先の作業が一気にスピードアップします。
ポイント2：ファイリングする
書類の選別が済んだところで、分類の作業に入りましょう。まずは、今取りかかっている仕事の書類と資料は、案件別の書類フォルダーを作ります。また、個人で使っている資料はテーマ別にフォルダーでまとめていきます。チームや部署で共有している資料は、ひとまとめにできるバインダーや書類ボックスを利用します。書類や資料には必ずインデックスを付けて、検索できるようにしましょう。
書類や資料の大きさはA4サイズに統一。大きいものは折りたたんで、小さいものはそのままフォルダーに挟んでおきます。厚みのある資料はマチ付きのフォルダーを使います。
ポイント3：定位置にしまう
デスクの近くでA4サイズの書類が入る収納はありますか？たとえば、引き出しの下段が深いタイプなら、そこに書類ボックスを入れて、フォルダーのインデックスが見えるように収納。やりかけの書類とよく使う資料を、取り出しやすい手前側に並べておきます。棚の場合にもインデックスが見えるように書類ボックスの定位置を作ります。共用のキャビネットではバインダーや書類ボックスを保管。並んだ様子の写真をキャビネット扉裏に貼っておくと、誰が使っても定位置に戻せます。
書類整理をした後にも、仕事の進捗に応じて不要な書類や資料が増えたり、新たに分類する必要のあるものが出てきたりします。取りかかっている案件が一段落したら書類の見直しをしましょう。休暇に入る前や年度末といった、区切りのいいタイミングで書類整理をしておくと仕事の効率が上がりますよ。
すはらひろこ
整理収納アドバイザー認定講師・一級建築士・インテリアコーディネーター。インテリアのプロならではの収納術が、オシャレでやる気がわくと好評。片付け講座を定期開催するほかテレビ・雑誌でも活躍。著書「無印良品でつくる心地よいキッチン」(エクスナレッジ)、「朝、着る服に迷わないハッピー収納術」(大和書房)、「1分からはじめるかたづけ術」(だいわ文庫)など著書・監修書多数。【片付けちゃお】http://suharahiloco.wordpress.com/
