「失礼だな」と思われるビジネスメールって?

今やビジネスには絶対に欠かせないメールでのやり取り。相手に失礼のないよう、最低限のマナーを身につけたいもの。今回はマイナビニュース会員のうち男女300名に、受け取ったビジネスメールに「失礼だな」と思ったことはあるか答えてもらった。

Q.受け取ったビジネスメールに「失礼だな」と思ったことはありますか?

はい 29.3%
いいえ 70.7%

■社名・名前を間違えている
・「こちらの名前を間違えていた。一度ならそういうこともあるか、と思い正しい名前を書いて返信したが、その後もずっと誤った名前のまま『●●様、お世話になっております……』というメールが届き続けた」(31歳女性/通信販売・ネット販売/販売・サービス関連)
・「会社の名前(漢字)をいつも間違えている」(26歳女性/広告・出版・印刷/事務・企画・経営関連)
・「取引先に呼び捨てされた。たぶん、様を入力し忘れただけだと思うが、失礼だなと思った」(28歳女性/ソフトウェア・情報処理/IT関連技術職)
・「名前を間違えるのは大変相手に対して失礼だと考えている。漢字表記がわからなければ、ひらがなやカタカナで記載するなど配慮が必要だと思っている」(35歳男性/海運・鉄道・空輸・陸運/事務・企画・経営関連)

■署名などがない
・「署名がなくて所属が分かりにくかったから」(40歳女性/化粧品・医薬品/事務・企画・経営関連)
・「送信者の名前が入っておらず誰からのメールかわからなかった」(35歳男性/その他/その他・専業主婦等)
・「署名も名乗りもなく用件のみ届いた」(28歳女性/インターネット関連/営業関連)
・「差出人不明で件名も全くなかったとき」(24歳男性/化粧品・医薬品/営業関連)
・「誰宛てかわからない」(34歳男性/ホームセンター/技能工・運輸・設備関連)

■用件だけ
・「最低限の挨拶がない」(33歳男性/ガラス・化学・石油/事務・企画・経営関連)
・「おつかれさまとかが入っていない」(22歳女性/輸送用機器/事務・企画・経営関連)
・「一言だけのメール」(38歳男性/ソフトウェア・情報処理/IT関連技術職)
・「件名のみで本文が無いメール。分かりづらいし、誠意が伝わらないから」(27歳男性/ソフトウェア・情報処理/IT関連技術職)

■要求ばかり
・「～までに～してください、こっちは急いでいます、といった上から目線の内容のメールがきたことがある」(29歳男性/医療・福祉・介護サービス/専門サービス関連)
・「返信期限が短すぎ」(32歳女性/レジャーサービス・アミューズメント・アート・芸能関連/クリエイティブ関連)
・「大事なことなのにメールで済ませようとしてた」(37歳男性/流通・チェーンストア/販売・サービス関連)
・「自分勝手な要求」(35歳女性/サービス/専門職関連)

■文体がゆるすぎる
・「話し言葉やいわゆる若者言葉が使われたメールでビジネスマナーがないと思った」(34歳男性/インターネット関連/クリエイティブ関連)
・「敬語を使わないもの」(39歳女性/ソフトウェア・情報処理/IT関連技術職)
・「くだけすぎな感じのメール」(34歳男性/食品/営業関連)
・「初期不良の連絡をしたら顔文字で謝ってきた」(31歳男性/教育/IT関連技術職)
・「文中に顔文字が入っていたこと。怒りはしないが、ちょっとビジネスマナー違反かなと思った」(26歳女性/食品/専門職関連)

■文章が雑
・「文章がめちゃくちゃで内容がつたわらないメール。まとめてからメールしろって思う」(37歳男性/建設・土木/営業関連)
・「主語がないなど、日本語の文章として破綻していて、何を言っているのかさっぱり分からなかった」(32歳男性/広告・出版・印刷/事務・企画・経営関連)
・「誤字脱字が多すぎる」(26歳男性/その他/その他・専業主婦等)

■総評
失礼なビジネスメールを受け取ったことがある人は29.3%と少数派だった。最も多かったのは、「名前間違い」「社名間違い」。わざとやっているのではない、と受け取った側も分かってはいるが、やはり気分は良くないよう。「様」などの敬称を付け忘れていた、という人も何人かいた。何度も確認して、最も気をつけなければいけないところだ。

「宛先がない」「署名がない」というメールも多いようだ。「誰からのメールか分からなかった」という驚きの声もあった。ビジネスメールでは特に、自分の所属や連絡先をしっかり明示することが基本となる。件名なしのメールもよく思われないので、文頭から文末まで気をつけたいところ。また、挨拶のない「用件だけメール」も大変失礼と思われていた。

もはやメール以前の問題だろうが、返信の期日が短いメール、自分の都合ばかりの勝手な要求のメールなどは、受け取り側をムカッとさせていた。「大事な用件をメールだけで済まそうとした」という意見もあった。

文章で注意したいのは、「話し言葉」「敬語の使い方」だ。砕けた口語体のメールや敬語がきちんと使えていないメールはお話にならない。ましてや絵文字を使うのは論外だ。また、主旨が明確に伝わらないようなまとまりのない文章、主語のない文章、誤字脱字だらけの文章は、その人の仕事能力が疑われてしまうだろう。後々までずっと残ってしまうメール、きちんと配慮の行き届いた内容を心がけたいものだ。

調査時期: 2016年8月1日～4日
調査対象: マイナビニュース会員
調査数: 男性150名 女性150名 合計300名
調査方法: インターネットログイン式アンケート