マイナンバー導入準備は従業員を雇用する全ての事業者に必要--どう準備する?

マイナンバー導入準備は従業員を雇用する全ての事業者に必要だ。本レポートでは、政府広報オンラインサイトから、マイナンバー制度の導入に当たり事業者が準備することや注意すべきことなどをまとめたので参考にしていただきたい。

マイナンバーとは?

マイナンバーとは、日本国内の全住民に通知される一人ひとり異なる12桁の個人番号をいう。複数の機関に存在する個人情報が、同じ人の情報であることを確認するための基盤となり、個人が特定されないように、住所や生年月日などと関係ない番号が割り当てられる。また、法人には1法人1つの法人番号(13桁)が指定される。

今後は10月からマイナンバーの通知が始まり、2016年1月から社会保障・税・災害対策の行政手続きで使用が開始される。それに伴い、民間事業者も税や社会保障の手続きで、従業員などのマイナンバーを取り扱うことになる。

民間事業者にも制度の影響はあるの? (出典：政府広報オンラインWebサイト)

事業者が必要なことはなに?

では、事業者はどんな準備をすればいいのだろうか? まずは、対象業務を洗い出した上で、組織としての準備が必要になる。下記に必要な準備を箇条書きにしたのでチェックしてみよう。

必要な準備

マイナンバーを適正に扱うための社内規範づくり(基本方針、取扱規定の策定)。
マイナンバーに対応したシステムの開発や改修(人事、給料、会計システム等への対応)。
特定個人情報の安全管理措置の検討(組織体制、担当者の監督、区域管理、漏えい防止、アクセス制御など)。
社内研修・教育の実施(特に総務・経理部門などマイナンバーを取り扱う事務を行う従業員への周知徹底)。

個人番号の流れ(出典：政府広報オンラインWebサイト)

取得に当たっての注意点

次に、マイナンバー取得の際の注意点を説明しよう。事業者は、マイナンバーを従業員などから取得する際、利用目的を特定して明示する必要がある。例えば、「源泉徴収票に記載して提出します」など、きちんと明示して本人に通知しなければいけない。

また、マイナンバー取得時は、他人のなりすましなどを防ぐために、厳格な本人確認を行う必要がある。本人確認には「身元確認」と「番号確認」が必須だ。個人番号カードを持っている場合はカード1枚で確認できるが、持っていない場合は運転免許証やパスポートなどで身元確認を、マイナンバー通知カードやマイナンバーが付いた住民票などで番号確認を行う。

利用に当たっての注意点

マイナンバーを利用する際には、行政機関だけでなく、民間事業者にも特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報)の適切な取扱いが求められる。一番気をつけてほしい点は、マイナンバーには「利用」「提供」「収集」の制限があるということだ。

マイナンバーの利用範囲は、法律に規定された社会保障、税および災害対策に関する事務に限定されている。例えば、雇用保険、健康保険、厚生年金保険などの社会保険関係の手続や、源泉徴収など税務関係の手続を作成する場合などとなる。

そして、事業者は社会保障および税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、従業員などに対してマイナンバーの提供を求めることができる。

なお、マイナンバーが記載された書類は、法律で限定的に明記された場合を除いて、提供・収集・保管することはできない。例えば、翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合や所管法令によって一定期間保存が義務付けられている場合など、必要がある場合に限り保管は可能だが、不必要になった場合はできるだけ速やかに廃棄・削除しなければいけない。

情報漏えい・紛失を防ぐために安全管理を徹底しよう

2015年6月、日本年金機構で個人情報漏えいが問題となったが、マイナンバーでは個人情報保護のために、その管理に当たって安全管理措置などが義務付けられる。事業内容や規模に合わせて対応を行おう。

具体的には、担当者以外がマイナンバーを取り扱うことがないよう、取扱責任者や事務取得担当者など、担当者の明確化を実施する。また、従業員に対するマイナンバー制度概要の周知など、従業員教育も大切だ。

併せて、シュレッダーなどを用意し、プライバシーに配慮して書類を廃棄できるようにするほか、鍵付き棚の設置や、パソコンのウイルス対策ソフトウェアの導入、アクセスパスワードの設定も徹底するようにしよう。さらに、取扱担当者のパソコンが覗き見されないよう、座席配置の工夫やパーテーションの設置なども行ったほうがいいだろう。