|
Q.仕事のメールをさばくコツを教えてください |
現代人の仕事に欠かせないのがメールでのやりとり。電話と違っていつでも送れることや情報をためておけることがメリットだが、手軽な分1日に何十通ものやりとりがたまってしまうこともある。膨大な量のメールをどうさばくのか、マイナビニュース会員300名にコツを聞いてみた。
Q.仕事のメールをさばくコツを教えてください
■重要度で順位付け
・「重要度を考えて返信する」(27歳女性/生保・損保/営業職)
・「Outlookで差出人別にフォルダ作成→重要人物順に開く」(29歳女性/医薬品・化粧品/専門職)
・「必要、重要、緊急というキーワード別で、先にすることと区分け。待っていたらいけないので確認の案内だけは送ってておく」(54歳男性/商社・卸/事務系専門職)
・「確認でいいものであればさっと見てスルーする」(35歳男性/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)
■自分宛かどうかで判断
・「自社のみで完結できる内容の物を後回しにするか、他の人にやってもらう」(43歳男性/機械・精密機器/技術職)
・「転送メールは重要そうなのだけをしっかり確認して、それ以外を確認程度にしないと仕事が進まない」(44歳男性/情報・IT/技術職)
・「To:かCc:かで優先順位を分ける」(43歳男性/電機/技術職)
・「自分に関係ないメールは読まない」(34歳男性/通信/事務系専門職)
■期限で判断
・「期限の早いものから対応する」(28歳女性/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)
・「とりあえずすべて開いて、納期の早いものから裁く。終わってないものはまた未読に戻す」(32歳女性/機械・精密機器/営業職)
・「緊急度に応じた色分け定型文の準備不要メールをすぐに削除するか、別フォルダへ移動させる(関係ないメールが目に入ると、集中力が削がれるし判断に時間がかかるため)」(32歳女性/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)
■簡単なものから
・「簡単に返信できることはどんどん返信していく」(33歳女性/金属・鉄鋼・化学/事務系専門職)
・「簡単なのから片付ける」(29歳女性/食品・飲料/秘書・アシスタント職)
・「数が多いと気がめいるので、まず簡単なものから処理して数を減らすこと」(35歳男性/機械・精密機器/営業職)
・「一通り目を通し、緊急度が同じくらいだったら、軽い内容のものから片付けて嵩を減らしていく」(32歳女性/運輸・倉庫/事務系専門職)
■フラグ処理
・「スター機能があるので、確認が必要なものにはつけている」(31歳女性/情報・IT/事務系専門職)
・「ざっと全メール目を通し、重要なものにはフラグをつけ、すぐ対応できるものには即時に対応する」(26歳女性/情報・IT/営業職)
・「一度見て、重要なものにはフラグを立てる」(25歳女性/医薬品・化粧品/技術職)
■自動分類
・「メールを自動分類で、分類先を優先度を付けてみる/54歳男性/電機/技術職)
・「最初から自動的にフォルダーへ仕分けされるようにしていて、優先順位の高いものからさばいていく」(47歳男性/ソフトウェア/経営・コンサルタント系)
■タイトルで判断
・「タイトルで優先順位を決める」(29歳女性/金融・証券/販売職・サービス系)
・「タイトルをよく見る」(27歳男性/金融・証券/専門職)
■すぐ削除
・「いらないメールはこまめに削除する」(43歳男性/建設・土木/営業職)
・「自分に直接関係ないものはゴミ箱へ移動」(25歳男性/その他/その他)
・「先にどうでもよいメールを削除していく。返事を出さなければいけない物とじっくり読まなければいけないものを残して、時間を作って処理していく」(41歳女性/マスコミ・広告/事務系専門職)
・「いらないものはすぐに削除し、必要なものはフラグを立てたり未開封にしてその日中に処理する」(26歳女性/医薬品・化粧品/営業職)
■ひな形を使用
・「質問の多い項目は、参考ホームページや回答を準備しておく」(29歳女性/建設・土木/事務系専門職)
・「ひな形をつくっておく」(30歳女性/機械・精密機器/事務系専門職)
・「優先順位をつける。返信のスタイルを保存しておく」(33歳女性/運輸・倉庫/秘書・アシスタント職)
・「ショートカットキーを使う」(29歳男性/小売店/事務系専門職)
■作業時間をまとめる
・「朝始業前にとりあえず1回きれいに片づけておく」(32歳男性/小売店/事務系専門職)
・「時間を見つけてまとめてやってしまう」(33歳男性/商社・卸/営業職)
・「どうでもいいものはお昼御飯を食べながら片付ける」(32歳女性/医療・福祉/専門職)
■その他
・「なるべく電話で答える」(26歳女性/機械・精密機器/事務系専門職)
・「さばけない」(37歳男性/自動車関連/技術職)
・「こつは無い。一つ一つ対処するだけ」(51歳男性/情報・IT/技術職)
・「思考力を使う」(77歳男性/その他/その他)
・「慌てずゆっくりと」(30歳男性/食品・飲料/販売職・サービス系)
■総評
メールのさばき方、多くの人は「優先順位をつける」という回答だったが、順位の付け方についても、様々な種類があった。「簡単なもの」「重要度の高いもの」「納期の早いもの」…仕事の内容、状況などによって優先順位を判断することが大切となってくるだろう。
また、「返信のひな形をつくる」「自動振り分け」などは予め設定しておけば有効な時短処理。最初の手間を惜しまず準備することが、日常の処理に生きてくる。フラグ立てといったメーラーの機能を積極的に活用するという意見も多かった。
油断していると意外と大きな時間を取られてしまうメール処理。うまく頭を使って、効率的に仕事を進めていきたいものだ。
調査時期: 2015年1月8日～1月9日
調査対象: マイナビニュース会員
調査数: 男性120名 女性180名 合計300名
調査方法: インターネットログイン式アンケート
