Q.仕事を効率化するために行っていることを教えてください

今日の仕事は終わった。ただすぐに帰らずに、明日の準備を30分してから帰る。これが先輩に教えてもらった仕事のノウハウだ……。今回はマイナビニュース会員のうち男女500名に、仕事の効率化のために行っていることについて聞いてみた。

Q.仕事を効率化するために行っていることを教えてください

■ToDoリスト、優先順位付け
・「その日のやるべき仕事を書き出し、優先度で順位を付ける」(30歳女性/小売店/秘書・アシスタント職)
・「ToDoリストを作成し、一つずつチェックしながら進める」(29歳女性/商社・卸/事務系専門職)
・「付箋でToDo」(24歳男性/機械・精密機器/技術職)
・「することは紙に書いておく、言われたことも紙に書いておく、優先順位を付けてさっさと取り掛かる」(28歳女性/団体・公益法人・官公庁/技術職)
・「優先順位をマメに整理する」(41歳男性/商社・卸/その他)

■タイムスケジューリング
・「1日の目標を設定する」(27歳女性/その他/その他)
・「一日の最初に帰る時間を決める」(25歳男性/情報・IT/技術職)
・「だいたいのタイムテーブルを作る」(26歳女性/金融・証券/営業職)
・「Outlookの予定表やイントラのアラーム機能を使って、常にスケジュールを管理している」(22歳女性/金融・証券/営業職)
・「どのくらいかかりそうかあらかじめ見積もってから仕事にとりかかること」(27歳女性/機械・精密機器/技術職)
・「一日の最初に仕事の順番の確認、帰る前に次の日にやる仕事の整理」(26歳男性/建設・土木/技術職)

■準備が大事
・「事前準備をきっちりする」(27歳女性/通信/販売職・サービス系)
・「準備、段取りが大事」(53歳男性/金融・証券/専門職)
・「前日にイメージトレーニング」(26歳女性/情報・IT/営業職)
・「朝早く出社して自分の仕事をしやすいように準備をしている」(30歳男性/商社・卸/秘書・アシスタント職)
・「前もって資料を作成しておく」(39歳男性/人材派遣・人材紹介/営業職)

■効率アップするPC使用法
・「エクセルの数式やマクロで作業を自動化できるところは自動化している」(30歳男性/機械・精密機器/事務系専門職)
・「ショートカットの活用」(25歳女性/ホテル・旅行・アミューズメント/営業職)
・「パソコンによく使う単語や文章を省略した読み方を辞書登録しておく」(30歳女性/金融・証券/秘書・アシスタント職)
・「キーボードとマウスを自前で購入(今使っているのはロジクールのMX5500)付属のキーボードとマウスを使うより効率が良い」(41歳女性/金融・証券/秘書・アシスタント職)

■自分のコンディション作り
・「早寝早起き」(35歳男性/学校・教育関連/事務系専門職)
・「5時近くにおきて、就業開始時間には頭が覚醒しきった状態にしておく」(22歳男性/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)
・「朝ご飯をしっかり食べる」(34歳女性/食品・飲料/販売職・サービス系)
・「昼にお米を食べる」(31歳男性/食品・飲料/営業職)
・「営業なので、昼御飯のあと15分ほど寝る」(22歳女性/医療・福祉/営業職)
・「50分仕事して10分休む」(44歳男性/金属・鉄鋼・化学/事務系専門職)

■重要なメンタル
・「とにかくだらだらせず暇でも変わらず機敏に動く」(40歳女性/食品・飲料/販売職・サービス系)
・「テキパキやる」(24歳男性/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)
・「集中して作業する」(38歳男性/情報・IT/技術職)
・「慌てずに、落ち着いてする」(40歳女性/小売店/販売職・サービス系)

■缶詰めタイムを作る
・「無駄話をしない」(29歳女性/情報・IT/技術職)
・「邪魔をさせない」(29歳男性/その他/事務系専門職)
・「携帯の電源は切る」(28歳女性/情報・IT/事務系専門職)
・「他の人と一切話さずに、電話も受け付けない時間帯を作る」(32歳男性/機械・精密機器/技術職)

■人とのつながり
・「いろんな人と顔見知りになっておく」(32歳女性/金属・鉄鋼・化学/技術職)
・「同僚との声掛け」(33歳男性/生保・損保/専門職)
・「製造業なので前後の工程担当者との意思疎通を大切にする」(49歳男性/機械・精密機器/技術職)
・「メンバー全員をどう動かしたら今週の仕事がどう終わるかを考えながら仕事する」(27歳女性/人材派遣・人材紹介/事務系専門職)
・「人に任せられることは任せる」(29歳男性/機械・精密機器/技術職)
・「出来る人に回す」(27歳女性/医療・福祉/専門職)

■その他のコツ
・「目的までの最短距離を意識する」(24歳男性/自動車関連/営業職)
・「場所にとらわれない」(27歳女性/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)
・「メモはとる、注意されたことについては同じことを繰り返さない」(28歳女性/機械・精密機器/事務系専門職)
・「大変な仕事は先延ばしすると効率が下がるので調子が良い時に一気に片づける」(35歳男性/情報・IT/技術職)
・「相手がわかりやすいように、聞き返さなくてもいいように言葉足らずにならないよう心掛ける」(40歳女性/マスコミ・広告/事務系専門職)

■総評
仕事を効率化するために実践していること、かなり多くの人が行っていたのは「ToDoリスト作り」と「優先順位決め」「スケジュール管理」だった。やるべきタスクをリストに書き出し、優先順位をつけ、時間を割り振って仕事をし、終わったらチェックを入れる……付箋を活用したり、進捗を2時間ごとに確認するなど、工夫している人も多かった。また、この作業自体を「通勤中に考えておく」という人も。「一日の最初に帰る時間を決める」という人もいたが、なかなかできることではない。

効率化のために、前日のうちに準備をしておいたり、イメージトレーニングしたり、資料を作っておくなど、手順を確認しておくことが重要だという声も多かった。予習するのとしないとでは時間のかかり方も違う、というのは経験則でよく分かる。PCを駆使する人は、作業の自動化やショートカットの活用、辞書登録、といった方法で作業を軽減しているようだ。中には「PC2台使い、1分でも無駄にしない」というツワモノもいた。

心と身体のメンテナンスも仕事にはとても重要。早寝早起き、15分昼寝、お昼にお米を食べる、運動する、マッサージする、など実にさまざまな方法で、仕事に向かうために最良のコンディション作りを心がけているようだ。また、「ダラダラしない」「集中する」「テキパキする」など、気持ちのもっていき方でいつもの何倍もの早さで仕事がこなせるらしい。強制的に集中できる缶詰め状態を作るために、「おしゃべりしない」「携帯の電話を切る」「電話に出ない」という意見もあった。

仕事をたくさんこなすため一番簡単なのは、人に振ってしまうこと。得意な人に素早く仕事を振るために、日々のコミュニケーションを大事にしている、という人もいた。また「詳しい人に速くやる方法を聞く」「早い人の処理方法を真似する」という勉強熱心な人も。1人で抱えるよりはずっとがんばれそうだ。

その他、「目的までの最短距離を意識する」「同じ間違いを繰り返さないようメモを取る」など、さまざまなヒントが寄せられた。言うは易しだが、実際にこれを徹底しようと思うとなかなか難しいもの。ここに寄せられた達人たちの意見を参考に、自分なりの効率化テクニックを磨いてみてほしい。

調査時期: 2014年8月12日～8月17日
調査対象: マイナビニュース会員
調査数: 男性247名 女性253名 合計500名
調査方法: インターネットログイン式アンケート