退職の挨拶を紙ではなく、メールで行うことも増えてきました。ただ退職メールを一体どう書けばいいのか、歴史も浅くセオリーが少ないため、悩むことも多いもの。そこで退職メールの一般的な書き方、送り方などをまとめてみました。

■退職の挨拶をメールでする場合

退職の挨拶をメールでする場合は、相手が社内の人なのか、社外の人なのか、同期なのかで書式を変えるのが一般的です。退職メールはインターネット上に書式が多く公開されているため、参考にしてみるとよいでしょう。

また退職メールを送るにあたっては、社外の人へ送る場合、通常の挨拶状と同様に時候の挨拶から始めたほうが、印象が良くなります。同期の場合には定型書式をある程度参考にしながらも、思い出や感謝、親しみを込めて、語りかけるような文章でつづった方がよそよそしさがなくなり、印象がよくなります。

■退職メールには何を書けばいい?

退職メールに必要最低限盛り込んでおいた方がいい内容は、「退職すること」「退職日」「誰に業務を引き継ぐのか」「お世話になったお礼」です。プラスして、メールを送る相手とのちょっとした「思い出」を加えると、在職中にお世話になった感謝の気持ちが、より伝わりやすくなります。

また退職後も連絡を取り合いたい相手には、転職するのであれば転職先の企業名を書いたり、自宅用のメールアドレスを記載しておいたりするのもよいでしょう。ただし転職先が競合他社などの場合は、記載すると反感を買われることもあるため注意しましょう。

■退職メールを送るタイミングは?

業務で関わりのある取引先には、直接連絡をとってあいさつに行くようにしましょう。都合がつかない場合は、きちんと個別にメールを送ること。

それ以外の方に対しては、最終出社日に送るのが一般的です。よくあるミスとして、CCにすべての宛先を入れてしまう…ということがあります。宛先は自分にし、社内外の方はBCCに入れて、相手のメールアドレスを他の方に知らせないように注意しましょう。立つ鳥跡を濁さずの気持ちで、気持ちよく退職していけるメールを送ってください。

(画像は本文と関係ありません)