Q.社内で「非効率的だ…」と思う慣習やシステムはありますか?

手書きした書類をパソコンに打ち込むって仕事、これいる?! 上司がパソコンで直接書類作ってくれれば早いのに……。今回はマイナビニュース会員のうち男女440名に、社内にどんな非効率な慣習やシステムが残っているのか尋ねた。

Q.社内で「非効率的だ…」と思う慣習やシステムはありますか?

はい 43.2%
いいえ 56.8%

Q.(「はい」と答えた方にお聞きします)どんな慣習なのか教えてください

■会議と朝礼
・「1週間の報告のために3時間もMTGをする」(25歳女性/機械・精密機器/事務系専門職)
・「定例会議……急ぎの議題がないときでも定例だからという理由で開催するが、時間の無駄」(56歳男性/学校・教育関連/事務系専門職)
・「何も決まらない会議」(54歳男性/情報・IT/技術職)
・「忙しい時期に朝礼」(31歳女性/アパレル・繊維/事務系専門職)
・「全社朝礼の後、部門朝礼もある」(31歳男性/小売店/事務系専門職)
・「毎週ミーティングをするのですが、毎回上司の不倫話を聞かされます」(30歳女性/通信/事務系専門職)

■アナログ・手作業
・「やたら手書きが多い」(29歳女性/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)
・「システム会社のくせに、取りまとめは手動」(28歳男性/ソフトウェア/技術職)
・「今時、枚数を数えたり、仕訳配布したりの手作業が多い……ミスの元で、効率が悪い」(39歳女性/不動産/事務系専門職)
・「紙中心で業務している、グループウェアを使用していない」(59歳男性/学校・教育関連/事務系専門職)
・「メールで送ったのに印刷して回覧でまわさないといけない」(35歳女性/金属・鉄鋼・化学/事務系専門職)
・「せっかく電子データがあるのに、それでやり取りせず、必ず紙に打ち出して上司に承認印などをもらって、また電子データにして、配布をする」(32歳男性/機械・精密機器/技術職)
・「何でもコピーすること」(28歳女性/食品・飲料/販売職・サービス系)

■デジタル過ぎる弊害も
・「メール文化がある、近くに座っているのにメールを送ったりする」(27歳女性/その他/秘書・アシスタント職)
・「Excelで書類を印刷し、それをスキャンで取り込む」(27歳女性/建設・土木/事務系専門職)
・「以前は契約書を手書きにしていたので、お客さまと合意がとれればその場で作成できたが、いまは上司の許可を得てからパソコンで打ち出す方式になったので、一度事務所に戻る必要がある……その場で値引きしてすぐ契約、ということができなくなってしまったし、手間と時間がかかる」(34歳女性/建設・土木/事務系専門職)

■終業時間や残業について
・「以前は就業時間後、自分の仕事を終えた者から帰れたのに、終礼をするようになり皆の仕事が一段落つかないと先に仕事を終えていても待たなくてはならなくなった」(55歳男性/その他/販売職・サービス系)
・「営業先からどんなに遅くても帰社しなくてはならない事」(51歳男性/建設・土木/営業職)
・「終業時間前に、その日の分の仕事が終わっても、定時まで帰れない」(22歳女性/その他/事務系専門職)
・「残業ができないようなシステム」(27歳男性/情報・IT/技術職)
・「残業する人は評価される、だからやることがなくでも残業する」(33歳男性/情報・IT/技術職)

■報告地獄
・「係長、部長、社長と、それぞれに同じ案件を報告しないといけない」(35歳男性/機械・精密機器/営業職)
・「日報、誰もチェックしていない」(32歳男性/情報・IT/技術職)
・「月末の業務報告書……ほとんど上司は見てないのに、定例になっている」(26歳男性/自動車関連/技術職)

■ハンコばっかり
・「何をするにも書面に起こして何人もの上司に承認のハンコをもらわないといけない」(28歳女性/自動車関連/技術職)
・「上司の印鑑がないと物事が進まない」(32歳女性/食品・飲料/事務系専門職)
・「とにかく決裁に必要な承認印(人)の数が多すぎる……役所なので致し方ない面もあるが」(34歳女性/団体・公益法人・官公庁/技術職)
・「どんなささいな決定事項も一番上の階級の承認が必要で時間がかかる」(25歳女性/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)

■人間関係が仕事を圧迫
・「社員同士でコミュニケーションが取れていないので、仕事がスムーズに行っていない」(33歳女性/金属・鉄鋼・化学/事務系専門職)
・「同僚同士の人間関係が悪すぎ」(27歳男性/電力・ガス・石油/事務系専門職)
・「複数の上司がいがみ合って、とばっちりが部下にくる」(42歳男性/その他/販売職・サービス系)
・「天下りで90歳くらいのおじいさんをまだ重役として雇用していること……耳も遠いし、新しい物事を覚えていくこともできないのに、ことあるごとにそのおじいさんにお伺いを立てなければならない」(27歳女性/学校・教育関連/秘書・アシスタント職)

■その他
・「事業所が離れている」(52歳男性/医薬品・化粧品/技術職)
・「職場が汚い、さらに物が多く動きづらい」(33歳女性/ホテル・旅行・アミューズメント/営業職)
・「ボーナスが手渡しされる」(37歳女性/医薬品・化粧品/営業職)
・「定期券代が現金で配られる」(30歳女性/建設・土木/事務系専門職)
・「朝・昼休み・夕方、1日3回も掃除がある」(33歳女性/商社・卸/事務系専門職)
・「体操がある」(25歳女性/機械・精密機器/その他)

■総評
自分の会社に残る非効率なシステムや慣習、「ある」と答えた人は4割以上だった。最も多かったのは「会議」や「朝礼」に関するもの。「何も決まらない会議」「議題がないのに定例会議」など、"会議のための会議"は非効率と感じる社員が多いようだ。また朝礼がムダという指摘もズラリ並んだ。「毎日30分以上の朝礼」があるという人や、「昼礼」「夕礼」の慣習がある企業もあった。どこかに会議好き、朝礼好きがいるのかもしれない……。

デジタル化のこの時代、手動の作業は非効率、と感じてしまうのは仕方ないことかもしれない。電子データでやりとりする仕組みがあるのに、結局プリントアウトしたり、コピーしたりと、紙ベースの業務が行われるのは、確かに非効率に感じる。その印刷した書面をまたスキャンし電子化するなんて作業もなかなか不毛だ。アナログとデジタルの境目をいくFAXもかなり面倒なようで、やめた方がいいと感じている人も多かった。

デジタル化が進みすぎてかえって非効率、というパターンもあるようだ。口頭でいいことまでわざわざメールを書いたり、書類がデジタルになったばっかりに、スムーズな契約が交わせなかったり、ということもあるようだ。なんでもデジタル化すれば効率が上がるというものでもないらしい。

終業時間や残業に関する非効率は、かなり不満そうな意見が多かった。特に「仕事が終わっても帰れない」とか「評価が上がるから、やることがなくても残業」など、時間を拘束するようなシステムは、社員にとっては良くない仕組みだろう。反対に「残業ができないシステム」というのも、それはそれで困っている人もいた。

さまざまな書類を作成し、それがかなり上の承認印まで必要、となると、スピード感のある仕事にならず非効率と感じるようだ。完全に形骸化している日報や月報なども、時間のムダという声が上がった。さらには、社内の人間関係がひどくて、それが業務を妨げているケースもあるようだ。「年老いた社長に決断を求めるのが非効率」なんてなかなか手厳しい意見もあった。

その他「定期券代が現金支給」「体操がある」「1日3回の掃除」などなど、首をかしげてしまうような業務の数々が報告された。そうなった経緯はいろいろあるのだろうが、固定観念や慣習に捕らわれずに、要らない部分は思い切って省き、スリムで合理的な業務体系を目指したいものだ。

調査時期: 2014年6月3日～6月6日
調査対象: マイナビニュース会員
調査数: 男性200名 女性240名 合計440名
調査方法: インターネットログイン式アンケート