ScanSnapシリーズには、文書管理ソフト「ScanSnap Organizer」(スキャンスナップ オーガナイザー)が付属してくる。スキャンデータのPDFファイルにOCRをかけて検索可能にしたり、マイクロソフトOffice文書へ変換できたりと、簡単な操作性と多彩な機能を備えたソフトだ。
ちなみに文書管理ソフトとは、その名の通り「文書の管理」を主眼としたソフトのこと。PCで扱う各種のデータ(ファイル)は、フォルダで分類・管理するのが一般的だが、検索性や閲覧性、他ソフトとの連携性といった点で、必ずしも使いやすいとはいえない一面がある。文書管理ソフトはそうした「かゆいところに手が届く」部分にも配慮されており、たくさんの「紙」をスキャンしてデータが増えても、整理整頓しやすい。
そこで今回は、ScanSnap Organizerの基本的な使い方を解説しよう。
ScanSnap Organizerとは
「ScanSnap Organizer」(以下、Organizer)は、ScanSnapシリーズのスキャナで読み取った原稿のイメージデータ(PDFまたはJPEGファイル)を保管して、整理するためのソフトウェアだ。原稿のイメージをサムネイルで確認し、目的別のフォルダにファイルを移動して整理したり、PDFのページをサムネイルで確認したりできる。
ファイルを閲覧するためのビューア機能「ScanSnap Organizerビューアー」を内蔵し、ビューア画面では、ページの回転や削除、挿入、トリミングなど、PDFファイルを読みやすく編集することが可能だ。このほかOCRをかけて検索可能なPDFファイルに変換する機能や、ファイルをまとめてDropboxやEvernoteに保管するなど、アプリケーションとの連携を一括して行う機能もある。
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ScanSnap Organizer |
ScanSnap iX500でスキャンしたデータが自動で登録される
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ScanSnap iX500 |
今回もScanSnap iX500(以下、iX500)を使って進めて行くが、OrganizerはScanSnapシリーズ共通のソフト。iX500だけでなく、ScanSnap S1300i / S1100 / SV600でも、Organizerの機能や操作性は同じだ。
まず、iX500で読み取ったデータをOrganizerに登録するには、スキャン作業が終わったとき画面に表示される「クイックメニュー」で、「このコンピュータに保存」を選択すればよい。Organizerが起動して、データが登録される。Organizerが起動していれば、次回以降のスキャンも自動でデータが登録されるようになる。
保存したスキャンデータを閲覧するためにOrganizerを起動するときは、デスクトップにある「ScanSnap Organizer」のアイコンをダブルクリックするか、Windowsのスタートメニュー(Windows 8はスタート画面、またはアプリ一覧)から起動しよう。
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スキャンごとに保存先を選べるクイックメニュー。「このコンピュータに保存」を選ぶと、Organizerに保存・登録される |
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Organizerを初めて起動すると「PDF自動変換の設定確認」が表示される。メッセージを表示したくなければ、「次回からこのメッセージを表示しない」をチェックして、「OK」をクリックする |
