Office 365体験記 - 文書管理/情報共有も楽々! SharePoint Online管理機能

プロジェクトや社内の情報をプライベートサイトコレクションで共有

プライベート サイト コレクションは、社内の情報共有の場として使用するサイトコレクションとなる。

デフォルトでは「<購入時に指定したドメイン名>.sharepoint.com」というプライベート サイト コレクションが作成されており、このサイトコレクション以外を使用する場合には、新規にサイトコレクションを作成する必要がある。

作成直後のサイトコレクションの既定の設定では、管理者のみがアクセスできる状態となっており、他のユーザーはアクセスをすることができない。この状態では情報を共有することができないので、「サイトの操作」の「サイトの設定」から「サイトの権限」を開き、「サイトのメンバー」に「すべてのユーザー」を追加して自由に情報を投稿、閲覧できるよう設定をするとよいだろう。

マイナビ商事の情報発信のポータルを作成しようとした場合、図7のような構成にすることもできる。すなわち、新規にポータル用のサイトコレクションを立ち上げ、そのサイトコレクション内に複数のサイトを用意することも可能だ。

例えば、新規の商品開発をする際の情報共有の場が必要になった場合には、各部門の関係者のみがアクセスできる商品開発用のプライベートサイトコレクションを作成すればよい。こうすることで、ポータルとは別の管理体系で情報を共有することができる。

プライベート サイト コレクションには様々なサイトのテンプレートが用意されている。情報共有の場をゼロから作成する必要がないのは利用者にとってありがたいかぎりだ。

サイトコレクションを作成するとトップレベルのサイトが作成される。その下にサイトを作成したい場合はトップレベルのサイトにアクセスして「新しいサイト」をクリックすればよい。サイトにもいくつかのテンプレートが用意されているので、用途に応じたサイトを作成することが可能である。

権限の設定を使用することで、各サイトに個別に管理者を設定できる。例えば、営業部のサイトには営業部の管理者を設定すれば、サイト内の管理を利用部署に一任することが可能となる。

なお、権限の設定を使用すると一般ユーザーが可能な操作を制限することもできる。 SharePoint Onlineにはいくつかの権限が用意されており、一般ユーザーにはドキュメントの閲覧は許可するが投稿は許可しないという設定をしたい場合には、閲覧権限を付与することで操作できる内容を制限することができる。