「間違いをスマートに指摘したい」とき、どうメールする?

すばやく送る「感じのいい」メールこそ、ビジネスパーソンの武器になる! 究極なまでに手を動かさずに、相手の心に響くメールを閃光の速さで送るワザを、「らしさラボ」の伊庭正康氏著『ビジネスにそのまま使える!1分で送る「感じのいい」メール』から、一部を抜粋してご紹介します。

メール文面は「書き出し→本文→結び」という流れで書きます。今回は、「間違いをスマートに指摘する」際のメールの文例をご紹介します。

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【件名：～の再確認のお願い】
〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇でございます。

～の案件につきまして、
ご連絡を差し上げた次第でございます。

先般、～していただくことをお願いしたと認識しておりますが、
両者の認識に齟齬があるように存じております。

つきましては、再度、意見のすり合わせを行いたく、
お時間を頂戴することは可能でしょうか。

この段階なら軌道修正しても納期には間に合う状況です。

お手数をおかけしますが、
ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

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「間違いをスマートに指摘」する際のメールのポイント

こちらの認識を伝える場合、「～とおっしゃっていたと認識しておりますが、相違はございますでしょうか」と、事実として先方が言ったことを冷静に伝えるようにしましょう。

いったん 相手の意見を聞く姿勢を示す場合には、「おっしゃる通り～でございます。一方で、～といった状況に鑑みますと……」といった表現を用いましょう。「しかし」「でも」「ただ」といった反論表現より、「一方で」といった視点を変える表現のほうがスマート。また「鑑（かんが）みますと」は大人の表現として覚えておくと便利です。

また、すでに話がついていた旨を伝える場合は、「～につきましては、すでに御社の〇〇様のご同意のうえで進めております。～の経緯については、〇〇様にご確認をいただくことは可能でございますでしょうか」といった表現を用いましょう。たまに「○○様におうかがいいただけないでしょうか」という言い方をする人がいますが、「うかがう」は謙譲語なので自分以外には使いません。

NGのケース

×「ご認識に齟齬があるようでございます」
この表現だと、相手の理解不足を指摘している文言になります。「双方の認識に齟齬があるようでございます」といったように、お互いに非があるニュアンスにするのがいいでしょう。

×「僭越ではございますが／お言葉ではございますが」
ビジネスにおいて、こうした感情的なフレーズは使わないほうが無難。反論したい場合には「大変申し上げにくいことではございますが」といったクッション言葉を添えましょう。

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