この連載では、『シリコンバレー式最強の育て方 - 人材マネジメントの新しい常識1on1ミーティング-』(かんき出版)の著者で、1on1の第一人者である世古詞一さんより、「部下との距離の縮め方」についてお答えいただきます。
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部下とは仕事の話題しかできず、困りませんか?
Q．部下とは仕事の具体的なトピック以外では、天気の話くらいしかできない
部下との対話において、仕事の話、それも具体的な業務の話しかできないという上司の方は結構います。お話を伺うと、うまく雑談ができないことを気に病んでいます。
一方で、今のご時世、プライベートなことにぐいぐいと踏み込んで雑談することは、ハラスメントのリスクを伴います。また、そのような雑談は、毎回ずっと話すことでもありません。では、どうすれば良いでしょうか?
私は、「業務の話から入って、部下自身のことに派生させていく」ことだと考えています。今回は二つの派生のさせ方をご紹介していきます。
「業務進捗」ではなく「業務不安」の対話
上司と部下の一番の共通の話題は業務ですので、それをテーマに話すのはとても自然なことです。一方で、対話の目的は「部下のため」であることに意義があります。
つまり、業務の話が部下の不安の解消や成長促進などであればよいのですが、業務上の指示や進捗確認などは、どうしても上司自身がマネジメント上の不安を解消するための時間になってしまいがちで、部下が本当に求めるコミュニケーションとは異なるケースが多いでしょう。もちろんこの確認は不可欠なことですが、別の進捗会議などで行うべきでしょう
その代わりに、部下のためにじっくりと対話できる機会では、業務の進捗や案件の確認ではなく業務「不安」の確認を行います。部下が上司との対話によって、すべきことや気持ちがクリアになり、迷いなく業務に集中できる状態になっていれば非常に価値のある時間です。つまり、業務そのものというよりは、業務を通じて部下の内面で気になっていることを探っていくのです。そしてこの不安にはレベルがあります。
(1)モヤモヤレベル。潜在的で言語化できない段階。
(2)不安レベル。まだ潜在的だがいくつかの言葉で表現できる段階。
(3)不満レベル。問題として顕在化して言葉で表現できる段階。
最初は、モヤモヤとしていたくらいだった事柄を放置しておくと、やがて不安になって、さらに不満になっていくのです。
例えば、チーム内での情報共有の不備があり、申し送り事項が届かずに、お客様に迷惑をかける事例があったとします。自分の担当ではないので最初はモヤモヤとするくらいだったのが、何度か同じことが起こると「大丈夫かなー?」と不安になります。そして一向に改善されないと「なんで改善しないんですか？」と不満にまで昇華されます。
ですので、部下とじっくりと対話する場では、不満に至る前のモヤモヤしている早期の段階で話ができることが望ましい。そのためには、一歩踏み込んで質問して聞くことが求められます。
具体的には、業務に関連した問題に対して、部下がどのような考えや気持ちを持っているのか？について丁寧に聞いていくこと。つまり、業務を材料に部下の想いを聞いていくことで、普段は隠している本音や、日々考え巡らしていることを話してもらえることが可能になるのです。
業務を振り返って、教訓を引き出す
上司は、部下が業務でやるべきことを明確にして、遂行させて結果を出してもらうことに腐心します。しかし、それをこなしていくことで手一杯になり、業務を振り返って次に生かすということを忘れがちです。
ここで言う振り返りとは、いわゆる日報などの「業務報告」というレベルではなく、その報告を材料に深堀して「内省する」というレベルでの振り返りを指します。
業務の振り返り方について、有名な組織行動学者であるデービッド・コルブの「経験学習モデル」を活用してご紹介します。次の4つのステップが定義されています。(カッコ内は筆者追加文言)
1.具体的経験
例)商談を何となくこなしてしまって、お客様の要望がつかめなかった。
2.内省的観察(内省)
例)その場に行けばなんとかなると、わかった気になっていた。
3.抽象的概念化(教訓化)
例)目的の明確化と商談の流れがイメージできるレベルまでの準備が大事。
4.能動的実験(新たなチャレンジをする)
例)今週の商談に行く前に目的とプロセスのイメージができているか上司に口頭で確認する。
このプロセスでのポイントは(3)の業務を行ったことによる教訓です。この学びや気付きが部下にとって効果的であるほど、自発的改善が行われて成長につながります。
しかし、それを効果的にするポイントは、(2)内省的観察。つまり、いかに部下にじっくりと考えてもらい、「内省」を促すことができるか? が重要です。そのために、上司は部下に関心を向けてじっくりと傾聴していくことこそが価値になるのです。
このように上司は、業務以外の様々なトピックを用意せずとも、業務の話を活用して話を展開させることが可能です。
一つ目は、業務から派生した部下の潜在的な心情にスポットを当てて丁寧に聴いていくこと。
二つ目は、業務の振り返りをサポートして、部下の考えを引き出していくことです。このような関わり方が、部下の不安解消やモチベーション向上、さらには成長支援につながっていくのです。
